Автоматизация бизнес-процессов для ГК «Бюллетень Недвижимости»

Группа компаний «Бюллетень недвижимости» работает на рынке недвижимости с 1995 года и охватывает не только Санкт-Петербург и Ленинградскую область, но и другие страны, включая жилье в Болгарии, Италии, Германии и др. Компания издает собственные журналы, каталоги и справочники, продвигает свои социальные веб-проекты. Организует конференции, семинары, выставки и другие общественные мероприятия, часть из которых проходит при поддержке городского правительства. У «Бюллетеня» есть собственный медицинский центр. В команде «БН» более 300 человек и штат постоянно расширяется.

Для построения эффективного взаимодействия сотрудников компании было решено использовать Корпоративный портал от 1С-Битрикс. Мы провели свой обычный комплекс мероприятий по внедрению: опросили функциональных заказчиков, выявили и согласовали с ответственными лицами перечь бизнес-задач и функциональных требований, провели моделирование рабочих процессов с рабочей группой, конфигурирование и доработки Битрикс24.

Отдельной и очень значимой задачей явилась автоматизация бизнес-процессов. А у компании со столь продолжительной историей и широкой сферой деятельности, они были весьма сложными и объемными, как внутри компании, так и во внешних взаимодействиях с клиентами и партнерами. Мы начали с автоматизации двух бизнес-процессов, которые затрагивали обе эти стороны работы компании. Первый бизнес-процесс, относящийся к внутренним механизмам взаимодействия сотрудников – это работа с заявками в АХО и IT. Второй - процесс согласования договоров.

Автоматизация бизнес-процессов, связанных с заявками в IT и АХО, позволила сделать более четким и прозрачным механизм подачи заявок. Для этого была реализована возможность указывать все необходимые параметры заявки: сроки, описание, привязанные подразделения и т.п. После подачи заявки формируется задача, которая так же содержит полную информацию, и по которой можно отслеживать непосредственно стадию выполнения заявки. Все заявки, завершенные и находящиеся в процессе выполнения, отображены в сводном отчете, где по различным показателям организованы фильтры для группировки заявок, например, по сроку завершения, подразделению, ответственному и т.д.

Для реализации подобного механизма, бизнес-процесс прорабатывался детально, начиная с учета данных непосредственных участников: должность, права, роли, и заканчивая особенностями самих заявок: характер работ, подразделение-заказчик, этапы согласования и т.п. Данный бизнес-процесс состоит из десятков различных сценариев на каждом этапе. При этом, учитывались различные исключительные ситуации, например, когда ответственный за выполнение заявки находится в отпуске, соответственно, он не может принять заявку. Чтобы подобные ситуации не тормозили рабочий процесс, необходимо было предусмотреть и обработать все возможне сценарии.

Реализованное решение можно назвать масштабируемым, т.е. логика работы данных бизнес-процессов позволила не только удовлетворить текущие потребности, но и предусмотреть ситуации, которые могут возникнуть в будущем.

Столь детальная проработка всех этапов бизнес-процесса стала возможна только при активном взаимодействии с самими сотрудниками ГК «БН». Чтобы учесть и реализовать потребности клиента в полной мере, необходимо, так сказать, изучить «кухню» работы компании изнутри. Это происходит при серьезном и ответственном подходе, как со стороны исполнителя, так и самого заказчика. В итоге, удалось предусмотреть не типичные ситуации, человеческие факторы, и добиться желаемых результатов с помощью реальной полноценной автоматизации. Довольно часто, после внедрения автоматизированных систем, в связи с их недоработками, сотрудникам приходится «приспосабливаться» под систему. Хотя, процесс автоматизации, как раз, должен приспосабливать систему под сотрудников.

Вторая часть работ – автоматизация бизнес-процесса подписания договоров, значительно отличалась от предыдущего механизма. Здесь особое внимание необходимо было уделить разработке логики системы доступов к документам, их защите, учесть полномочия участников процесса. Потребовалась и определенная гибкость разработки, для обеспечения удобства уже партнеров и клиентов, работающих с ГК «БН». В рамках автоматизации данного бизнес-процесса, было предусмотрено создание нетипового договора, что соответственно потребовало дополнительной основательной проработки деталей, реализации нестандартных решений.

Что касается нестандартных решений, они являются одной из основных особенностей работы нашей компании. Нам претит работа по шаблону, поэтому мы стремимся реализовать самые смелые и нетривиальные задачи клиента наиболее эффективным способом. При индивидуальном подходе к рассмотрению специфики работы заказчика, и детальной проработке поставленных задач, удается соблюсти баланс в стремление в полной мере удовлетворить потребность клиента, и при этом учесть бюджет и сроки.

Данная работа не стала исключением. С помощью разработанных бизнес-процессов были автоматизированы, в результате чего стали значительно доступнее, основные механизмы взаимодействия между сотрудниками внутри самой компании. Были разработаны инструменты, позволяющие четко и в полном объеме отслеживать каждую заявку, оценивать результаты по множеству показателей, определяя тем самым слабые места, на что следует обратить внимание. Или видеть прогресс и положительное движение, кого похвалить. В целом, иметь развернутую картину всего процесса работы и развития компании, что, безусловно, дает возможность развития и значительно повышает уровень качества выполняемых работ. На достижение этих положительных  эффектов сработала и автоматизация бизнес-процесса согласования договоров. Который упростил важный и не простой по сути механизм. Сделал его более четким и понятным, в том числе, и для тех, кто сотрудничает с ГК «Бюллетень Недвижимости». Стремление и желание компании автоматизировать свою деятельность говорит о серьезности и стремлении к развитию, показывает готовность к выходу на качественно новый уровень.