Заказать решение

Повышение эффективности коммуникаций

От качества коммуникаций в компании напрямую зависит, как уровень обслуживания клиентов, так и эффективность всех происходящих внутри процессов. Для большинства организаций, создание продуктивной системы коммуникаций, является довольно сложной задачей, решение которой растягивается на длительный срок. Компании сталкиваются с одними и теми же проблемами — отсутствие обратной связи, неоправданные траты времени сотрудников на поиски ответственных лиц, отсутствие возможности отслеживать ход согласования документов, ситуации, когда информация не достигает адресата, или достигает несвоевременно. Все это приводит к значительному торможению развития компании. В свою очередь, повышение эффективности коммуникаций, напротив, становится одним из основных источников конкурентных преимуществ на современном рынке.

Повышение эффективности коммуникаций внутри компании заключается в устранении коммуникативных барьеров путем создания структурированной отлаженной системы взаимодействия сотрудников. В теории менеджмента коммуникации подразделяют на два вида — межличностные и организационные. Если построение межличностных коммуникаций, в большей степени, зависит от индивидуальных особенностей людей, то, говоря об организационных коммуникациях, можно четко сформулировать однотипные проблемы и пути их решения.

Основные проблемы
Отсутствие обратной связи, возможности видеть полноценную картину хода всех сопряженных работ, возможности отслеживать движение документов и действия с ними, и отсутствие организованного поиска нужных сотрудников с их актуальными данными — самые распространенные проблемы, встречающиеся практически в каждой организации. Для их устранения и, собственно, повышения эффективности коммуникаций, необходим детальный анализ всех процессов взаимодействия между сотрудниками компании, выявление потребностей и слабых сторон. Именно такой анализ мы проводим для заказчиков, которые обращаются к нам с задачей — наладить систему коммуникаций в компании.

Методы решения
Основываясь на накопленном нами опыте решения проблем, связанных с эффективностью коммуникаций, мы делаем выбор в пользу технологии Битрикс24. Инструменты, которые предоставляет Б24, позволяют в полной мере обеспечить потребности заказчика. При этом система имеет гибкие настройки, и позволяет производить доработки функционала под индивидуальные особенности компании, внедрять нестандартные решения для достижения максимального эффекта.

Инструменты Битрикс24
Перед началом непосредственной реализации проекта, мы проводим опрос функциональных заказчиков, детализируем каждый процесс, что, затем, подробно отображается в плане работ. Где также описывается функциональность применяемых инструментов. Например, организация рабочего процесса с помощью инструмента задачи позволяет подробно описать объем и суть выполняемых работ, указать сроки и настроить учет времени исполнителя, подключить к выполнению задачи наблюдателей и соисполнителей. Благодаря возможности оставлять комментарии в задаче, прикладывать документы, постановщик всегда может проконтролировать ход работ и этап выполнения. В общем списке задач видны новые не просмотренные, задачи — в стадии выполнения, завершенные, а так же те, которые просрочены, т.е. не завершены в срок. Таким образом, появляются четкая организация механизма поручения заданий, и возможность анализировать продуктивности отделов, сотрудников, видеть выполняемый ими объем работ.

Инструмент задачи Битрикс

Для того, чтобы работа над одним проектом несколькими участниками, иногда и несколькими отделами, была слаженной, а взаимодействие — продуктивным, необходимо, чтобы участники имели представление обо всем разветвленном процессе, учитывали логику, последовательность, взаимосвязь между этапами всего проекта в целом. В этом помогает механизм создания подзадач, который позволяет организовывать иерархию из цепочки выполняемых этапов. Задачи можно привязывать к группам, проектам, участники которых будут иметь доступ к задачам в соответствии с назначенными им правами и ролями. Подобная организация дает возможность всем участникам, различных уровней и направлений, четко понимать цели всего проекта, оперативно связаться друг с другом, что повышает оперативность, и максимально снижает количество промахов, ошибок и нестыковок.

Битрикс24 Задачи

Инструмент социальной сети полностью устраняет проблемы отсутствия обратной связи и отсутствия возможности быстро найти необходимого человека и мгновенно связаться с ним. Данный инструмент является полноценной социальной сетью, с функционалом личных сообщений, живой лентой, куда сотрудники также могут отправлять сообщения, адресованные конкретным получателям или же группам пользователей. Можно делать объявления, оставлять важные уведомления с запросом подтверждения о прочтении. Социальные группы помогают структурировать работу над проектами, например, путем создания закрытых групп, куда приглашены пользователи, участвующие в том или ином проекте. К такой группе можно привязать диск, где будет храниться вся документация по работе над проектом, начиная от договора и технического задания, заканчивая счетами и актами выполненных работ. Можно создавать открытые группы, свободные для вступления в них любого желающего. Легко осуществляется поиск любого сотрудника компании с отображением всей, необходимой для связи с ним, информацией.

Битрикс24 живая лента

Огромную помощь в повышении эффективности деятельности сотрудников оказывает автоматизация бизнес-процессов компании. Счета на оплату, заявления на отпуск, командировку, учет исходящих документов, запрос справок и т.д., автоматизация подобных процессов экономит огромное количество времени сотрудников, позволяя сосредоточиться на их основных обязанностях. Все бизнес-процессы настраиваются под конкретных сотрудников, тех, кто утверждает, согласовывает, от кого требуется выполнение определенных действий, например, при приеме сотрудника на работу — назначить ему права доступа. При согласовании документов указывается вся цепочка ответственных и утверждающих с возможность оставлять комментарии и редактировать документ, если это необходимо. Инициатору остается только приложить документ и нажать кнопку запуска процесса согласования.

Битрикс24 запуск бизнес-процесса

Автоматизация внутренних бизнес-процессов позволяет не только сократить издержки, но и увеличить доходы! Например, процесс распределение лидов в системе CRM для менеджеров отдела продаж позволяет оперативно реагировать на обращения клиентов, не потерять ни одного входящего звонка или письма, улучшая качество обслуживания клиентов и увеличивая их количество.

Битрикс24 CRM пропущенный звонок

Результат
Применяемых инструментов достаточно много, чтобы описать их в одной статье: отчеты, календари, чат и видео, облачное хранение данных, совместная работа с документами и пр. Несмотря на то, что система и инструменты те же, подход к каждому проекту необходим индивидуальный. Главная наша задача, определить потребности заказчика, особенности его компании, и, не упустив ни один нюанс, настроить и доработать систему таким образом, чтобы добиться максимального результата, значительно упростить многие ежедневные действия сотрудников. Чтобы повышение эффективности коммуникаций дало тот результат, который должен быть при грамотной реализации — получение конкурентного преимущества и увеличение доходов.

Для большинства организаций, создание эффективной системы коммуникаций, является довольно сложной задачей, решение которой растягивается на длительный срок. Компании сталкиваются с одними и теми же проблемами:

отсутствие обратной связи в процессе взаимодействия сотрудников компании, будь то обмен документами, или совместное выполнение каких-либо работ
отсутствие возможности видеть полноценную картину хода работ на всех этапах, и своевременно уведомлять об изменениях, или возникших проблемах, которые требуют быстрой реакции
отсутствие возможности отслеживать стадии согласования документов, значительная трата времени на выяснение причины задержек, и сотрудника, на согласовании у которого находится документ в данный момент
проблемы с организацией оперативного поиска сотрудников, каналов связи с ними
отсутствие инструментов анализа всех процессов взаимодействия между сотрудниками компании, что препятствует возможности выявления и устранения слабых сторон, и, соответственно, развитию компании

Все перечисленных выше проблемы, являются факторами, тормозящими развитие компании, а решение данных проблем, приводит к сокращению издержек — одному из методов, способствующих росту.

Работа над повышением эффективность коммуникаций внутри компании не только устраняет издержки в рабочем процессе и освобождает время сотрудников, повышая продуктивность их работы, но, и влияет на работу компании в глобальных моментах. Это и повышение качества оказываемых услуг, взаимодействия с клиентами, устранение слабых сторон, и выявление возможностей для развития.

В результате проводимых нами работ, компания получает:

инструменты, позволяющие организовать различные виды каналов связи, в полной мере обеспечивающие оперативное и удобное взаимодействие между сотрудниками
возможность отслеживать ход выполнения работ в онлайн режиме, оперативное уведомление участников обо всех изменениях или сложностях, о необходимости срочных мероприятий, согласований и т.п.
автоматизацию процессов работы с документами, возможность отслеживать стадии согласования, организация механизмов параллельного или последовательного согласования, отклонения документа с сохранением истории, комментариев и т.п.
систему, объединяющую всю компанию: сотрудников, отделы, филиалы
инструменты для анализа внутренних процессов, а так же результатов работ по отделам, проектам, отдельным заданиям, или сотрудникам
удобный функционал, настроенный индивидуально под Вашу компанию, не содержащий лишнего и удовлетворяющий все потребности

В результате:

появляется четкость и слаженность во внутренних процессах компании, полноценная картина всей работы в целом, возможность увидеть статистику как за несколько лет, месяцев, так и за день, как по целым отделам, или филиалам, так и по отдельному сотруднику
повышение эффективности работы компании за счет устранения издержек, создаваемых проблемами при построении коммуникации между сотрудниками
появляется дополнительное конкурентное преимущество, которое становится крепким фундаментом для дальнейшего развития компании

Порядок внутри компании — является показателем высокого уровня организации, качества ее продукта или услуг, а также основанием для уверенности в перспективности компании.

Несмотря на то, что система и инструменты, в основе своей, одни и те же, но подход к каждому проекту необходим индивидуальный. Главная наша задача, определить потребности заказчика, особенности его компании, и, не упустив ни один нюанс, настроить и доработать систему таким образом, чтобы добиться максимального результата.

Обратившись к нам, клиент получает:

индивидуальный подход к решению его проблемы, с учетом всех особенностей именно его компании
согласованное и поэтапное решение всех выявленных проблем, и обеспечение высокого уровень
организации коммуникаций внутри компании
понимание не только проблемы, с которыми обратился клиент, но сложностей, которые возникают при
внедрении решения

Имея огромный опыт внедрения корпоративных порталов, мы очень хорошо понимаем проблемы клиентов, связанные с внутренними коммуникациями между сотрудниками. Это дает нам возможность достигать результатов, которые полностью удовлетворяют потребности компании заказчика.

Мы подробно изучаем внутренние процессы компании клиента. И совместно с ним мы приходим к индивидуальному, отличающемуся от других, решению, которое будет максимально подходить именно его компании.

Назад к списку