Работа с документами в Корпоративном портале

08.11.2012

Сегодня мы расскажем о том, как Корпоративный портал и Битрикс24 помогают решить проблему с кучей бумажных документов, которые копятся и со временем занимают кучу места и времени на поиск нужной информации. Теперь работать с файлами стало удобнее, просто загрузи документ на портал и вся история работы с ним будет доступна на одной странице. В интерфейсе Корпоративного портала есть три библиотеки документов, которые имеют свои особенности: личные файлы, общие документы и файлы в группах.

Рассмотрим подробнее раздел «Файлы»



Раздел «Файлы» слева в меню – это личные файлы каждого сотрудника. Здесь вы можете размещать свои приватные документы, не опасаясь их огласки. Но, наряду с этим, у вас имеется возможность открыть к ним доступ для других сотрудников.



Работа с документом начинается с его загрузки на портал. Загрузить файл просто, нажми на ссылку загрузить – выбери документ на компьютере –  при необходимости укажи свойства документа – загрузи.

Помимо обычной загрузки, можно воспользоваться множественной и загрузить сразу несколько документов.




Сообщение в живой ленте о загруженном документе получат сотрудники, которые имеют доступ к данному разделу, папке, документу.




Карточка документа

Просмотреть данные по документу можно просто нажав на него – откроется карточка файла, в которой указана информация об авторе, комментариях, описании, расположении, тегах и т.д.



Здесь же, в карточке, можно скачать документ, открыть, скопировать ссылку, перейти к редактированию, при этом заблокировать, чтобы другие сотрудники видели, что документ редактируется вами в настоящий момент.




Вы можете обсудить загруженный документ, оставить комментарий, поставить лайк.  Если необходимо, подписаться на новые сообщения (комментарии) к этому документу.




При необходимости документ можно переместить в другую папку данной библиотеки, переименовать, удалить.




После удаления файл отправляется в корзину, откуда его можно восстановить.




История изменений

Очень часто бывают ситуации, когда нам необходимо изменить уже имеющийся документ, при этом хотелось бы сохранить оригинал, первоначальную версию. Для решения этого вопроса в интерфейсе Корпоративного портала есть возможность работы с историей изменения документа.



Загрузив новую версию файла, предыдущая уходит в историю, и вы всегда сможете восстановить и просмотреть ее.




Поиск документов

Конечно, помнить точные названия всех документов,  искать их в общем списке - дело не простое, решить данный вопрос поможет «Поиск». Вы можете воспользоваться готовыми значениями сохраненных фильтров:



Либо указать несколько параметров и фильтр быстро покажет вам документы, удовлетворяющие запросу. При необходимости можно вывести дополнительные условия.



При поиске документа в общем поиске портала, в первую очередь будут показаны те документы, в которых большее число лайков, здесь также имеют приоритет лайки руководителей.




Сетевой диск

Выполнив всего несколько кликов мышью, вы можете подключить библиотеку документов как сетевой диск. Все папки и файлы, загруженные на портал, будут автоматически  сохранены на сетевом диске.



Работа с документами в других библиотеках аналогична, но в общих документах и файлах групп есть дополнительная возможность работы с бизнес процессами, подробнее об этом мы расскажем немного позже.