Повышение эффективности работы ООО «Красногвардеец» с помощью автоматизации на базе Битрикс24

Завод медицинской техники ООО «Красногвардеец» является производителем медицинского оборудования и инструментов с 1721 года. То есть, перед нами компания с 300-летней историей!

Компания специализируется на разработке и производстве наркозно-дыхательных аппаратов и аппаратов искусственной вентиляции легких высокого качества.

Продукция компании полностью производится в России, что способствует развитию национальной экономики, созданию новых рабочих мест и внедрению современных технологий.

Запросы, с которыми компания обратилась к нам, были вполне типовыми:

• консолидировать работу различных отделов и сотрудников в одной системе
• настроить и автоматизировать работу с поручениями, контроль за их выполнением на разных управленческих уровнях
• организовать и настроить коммуникации внутри компании между сотрудниками, отделами, с руководством; своевременное информирование сотрудников о событиях компании и движениях по проектам. Повысить скорость коммуникации и ответной реакции.
• сохранение всей информации внутри компании и ее быстрый поиск, сохранение инвестиций в лидогенерацию и клиентскую базу. Сохранение технологического опыта и экспертизы ключевых сотрудников.
• аналитика и сбор отчетности
• повышение эффективности существующих процессов.

Выполненные работы

В процессе внедрения мы производим моделирование рабочих процессов и задач Заказчика для более глубокого осмысления им как своих собственных бизнес-процессов (а, иногда, и переосмысления), так и функционала продукта с целью его наиболее оптимального использования. Мы настраиваем функционал модулей и всей системы в соответствии с формализованными потребностями руководства, отделов и сотрудников.

Практически всегда выполняются работы по автоматизации типовых бизнес-процессов (которые есть в любой компании), таких как: выдача всевозможных справок, заявление на отпуск, заказ канцелярии и визиток и пр.

Пользователей обучили работе с модулем Задач (для постановки и контроля выполнения поручений). Показали, как работать с этим функционалом в рамках Групп, работу с подзадачами и связанными задачами.

С помощью чатов (личных, групповых, отдельно созданных под проекты или интересы) оптимизировали коммуникации внутри компании.

Работа с Диском в значительной степени упростила механизм хранения информации, доступ к ней на разных уровнях.

Происходило базовое обучение работе с модулем СРМ: корректное заполнение данных, работа с отчетами. Производились разнообразные настройки под нужды Заказчика.

Проведенные работы по внедрению CRM

Общая задача – создание прозрачной и контролируемой среды процесса продаж с унификацией процесса по разным направлениям для целей контроля и оценки работы сотрудников и отдела.

1. Был проведен Аудит текущего состояния основного бизнес-процесса отдела Продаж.
2. Был развернут Битрикс24.
   • Построен ряд Воронок Продаж с задачей вводить их в эксплуатацию по мере очередной отладки процесса в каждой из них.
   • Настроена стадийность и пользовательские поля Сделок Компаний и Контактов.
   • Настроены роботы для создания автоматических регламентных задач на ключевых этапах.
   • Настроена серия печатных форм коммерческих предложений с рядом динамично заполняющихся полей, в зависимости от заполненности полей в Сделке. Печатные формы создаются через бизнес-процессы, которые вычисляют и комбинируют нужные данные для формы.
   • Настроены бизнес-процессы для Сделок, Компаний и Контактов.
3. Провели инструктаж рабочей группы проекта по правилам работы с системой.
4. Открыта линия технической и консультационной поддержки.

Сценарии работы клиента с CRM

Компания работает в секторе B2B. Занимается поставкой узкоспециализированного медицинского оборудования.

В системе CRM важен учет текущего состояния процесса продажи.

• Наполненность Воронки
• Этапность сделок

Важна унификация процессов и печатных форм для всей компании под различные типы оборудования. Это было достигнуто разработкой и внедрением печатных форм, а также заполнением и группировкой ряда данных посредством бизнес-процесса.

Каждый этап сделки сопровождается инструкциями для сотрудника в форме задачи, что позволяет оперативнее вводить сотрудника в рабочий процесс и контролировать исполнение, так как задачи имеют регламентированный срок, который не может быть изменен пользователем.

Отдельным элементом являются дочерние справочники (построенные на базе смарт-процессов и универсальных списков)

• Встречи
• Согласование договора
• Файлы

Встречи – созданный справочник содержит в себе более детальную информацию о планируемых и проведенных (или не проведённых) встречах. Данные сгруппированы в отдельный справочник, что улучшает контроль и наглядность.

Согласование договора – справочник служит отправной точкой для запуска процесса согласования договора, а в дальнейшем и источником удобной группировки по всем договорам, которые согласовывались в рамках Сделок и Компаний.

Файлы – Справочник хранит в себе файлы любого вспомогательного характера в виде реестра.

Проведенные работы по внедрению БП

Было разработано несколько бизнес-процессов:

Бизнес-процессы в Компании

1. Сменить ответственных в Компании и Контактах

Данный бизнес-процесс позволяет оперативно сменить ответственного в Компании и во всех Контактах с размещением в ленте таймлайна комментария от лица того, кто запустил процесс, что ответственный был изменен, и данные о предыдущем и текущем ответственном. Это позволяет делать смену ответственных быстро и оставлять о смене ответственных более явный след в истории взаимодействия с клиентом. Права на запуск процесса имеются только у ряда руководителей, что в первую очередь проверяет процесс перед запуском основного блока.


2. Процесс контроля за сменой ответственного.

Реализован процесс, который не дает текущему ответственному менять поле Ответственный в карточке даже при наличии прав на изменение, таким образом сохраняя возможность вносить изменения в карточку, но не давая возможность снимать с себя ответственность за Клиента.

Бизнес-процессы в Сделках

1. Быстрое создание карточки Конечного Клиента

Данный процесс запрашивает минимальные данные по компании, далее формирует карточку Компании и заполняет ею определенное пользовательское поле в Сделке. Дополняя его при необходимости, ввиду его множественного значения.


2. Создать КП

Данный процесс создает универсальную форму КП (с выбором с «Итого» или Без) и группирует определенные данные по сделке через бизнес-процесс. К примеру, данные по Конечным покупателям.


3. Создать КП по шаблону

Данный процесс создает специализированную форму КП (с выбором с «Итого» или Без) и группирует определенные данные по сделке через бизнес-процесс. К примеру, данные по Конечным покупателям.

Роботы в сделках обеспечивают регламентированную постановку задач всем сотрудникам, без права изменять сроки исполнения задач и дающие инструкции по тому, что требуется выполнять на данном этапе сделки.

Итог – Компания получила инструмент для отражения оперативной работы сотрудников и возможности контроля текущих процессов и скорости их прохождения. Кроме того, более детальную и наглядную информацию о состоянии Воронки продаж на текущий момент времени.

Результаты

Многие процессы в компании были оптимизированы и улучшены таким образом, что сократилось время на выполнение отдельных задач и поручений, ряд вещей стали более понятными и доступными простым сотрудникам, решен вопрос информирования благодаря Живой ленте и работе с группами.

С помощью Рабочих Групп удалось повысить эффективность работы внутри отделов и между ними. Удобное хранение данных на Диске группы обеспечивает моментальную доступность их для сотрудников. Чаты помогают в ускоренном режиме обсуждать детали проектов и задач.

Кроме того, возможность общаться в едином информационном пространстве и вовремя получать информацию от коллег и руководства повышает командный дух и сплачивает коллектив. Общий позитивный настрой благотворно влияет на результативность работы всей компании в целом.

По итогу можем сказать следующее: в связи с появлением нового инструмента и новых способов взаимодействия с коллегами и заказчиками компания явно движется вперед. Введенные новшества в СРМ-системе позволяют эффективнее отслеживать работу менеджеров отдела продаж, что позволяет вовремя находить ошибки в работе и их исправлять.

Компания уверенно движется вперед. Сотрудники используют портал как единый внутренний инструмент взаимодействия. Есть ощутимая тенденция развития и повышения эффективности работы. Кроме того, есть планы по развитию функционала портала в будущем.