«Битрикс24: лицензия на неограниченное количество пользователей» в наличии — КУПИТЬ
Корпоративные порталы
Решение задач консолидации компании, повышение эффективности работы и исполнительской дисциплины, автоматизация Бизнес-процессов с помощью Интранет-портала.
Корпоративные сайты
Решение задач узнаваемости бренда, повышения лояльности клиентов и увеличения продаж с помощью современного корпоративного сайта.
Интернет-магазины
Организация онлайн-продаж, интеграция с учётными системами, механизмы стимулирования продаж и повышения эффективности маркетинга.

Управление поручениями

Деятельность сотрудников необходимо фиксировать для того, чтобы порученные им задачи исполнялись в срок, не были потеряны, или упущены из поля зрения руководителя, контролирующего лица. В свою очередь, ответственные за исполнение поручений должны своевременно информироваться об изменениях в задачах. Контроль исполнения, удобная организация работы для исполнителя и прозрачность процесса, дают возможность видеть реальную картину, и в случае ошибок — проанализировать причины, своевременно сделать выводы, принять необходимые меры. Без этого невозможно движение вперед и развитие компании в целом.

Одно из качеств талантливого руководителя — умение грамотно делегировать функции, полномочия, распределять обязанности между подчиненными, четко ставить задачи. Но это лишь часть процесса управления. Далее, необходим контроль исполнения поручений и полученных результатов. Здесь, каким бы опытным и организованным ни был руководитель, его человеческие ресурсы ограничены, ведь держать в голове необходимо десятки, а то и сотни процессов и задач. Поэтому автоматизация данной сферы не просто полезна, а необходима.

Действительность
Замечательно, когда руководитель может положиться на своих сотрудников, и, поручив им задание, быть уверенным, что оно будет выполнено со всей ответственностью, при этом, правильно воспринято. Но, к сожалению, это идеальные условия, которых, как мы все знаем, не бывает. Поэтому, существует потребность фиксировать, какие задания кому были поручены, когда, и в какие сроки должны быть выполнены. И совсем было бы замечательно, отслеживать процесс исполнения поручений. Ведение подобного учета может быть представлено в различной форме, начиная от свода данных в файлах excel, заканчивая специализированными приложениями, представленными в виде системы управления проектной деятельностью. В первом случае, такой подход, обычно, подразумевает, что, для контроля, сотрудники должны предоставлять отчеты о проделанной работе. Приходится полностью полагаться на сотрудников, насколько полно и вовремя они предоставят информацию о проведенной работе. Во втором случае, необходимо выбрать систему, которая сможет в полной мере удовлетворить потребности руководителя, сделать процесс управления поручениями максимально эффективным, а не напротив, как иногда случается, усложнить его.

Наш подход
Основываясь на нашем опыте в сфере автоматизации управления проектами, имея четкое понимание, какие инструменты и функциональные особенности подобных систем являются ключевыми для клиента, мы применяем систему Битрикс24, в частности модуль задач. В самом продукте представлен полноценный функциональный набор, который может полностью удовлетворить все потребности клиента. При этом, продукт является настраиваемым. После проводимого нами анализа особенностей бизнеса и его структуры, при необходимости, мы можем настроить данный инструмент под клиента, скрыть ненужный функционал, доработать существующий.

Результат
Таким образом, руководитель получает удобный инструмент управления поручениями, где он оперативно ставит задачи, назначает ответственного, соисполнителей, наблюдателей, может подробно описать суть задачи, привязать задачу к проектам, элементам системы crm, указать степень важности, сроки исполнения. В самой задаче предоставлена возможность фиксировать затраченное время, оставлять комментарии, прикреплять необходимые документы. В любой момент, постановщик задачи может проконтролировать ход проводимой работы, проследить стадию выполнения задачи и результаты, когда ответственный завершит ее выполнение, и задача отправится на контроль постановщика.

Инструмент задачи Битрикс

Представим ситуацию, когда руководящий состав компании принимает решение о проведении мероприятий по развитию компании, создает рабочие группы, разрабатывает стратегию. С помощью внедряемой нами системы управления, возможно создать проектные группы, включить в них необходимых сотрудников. Далее, создать основные задачи для каждого отдела. Где менеджеры, ответственные по своим направлениям, создадут подзадачи, к этим задачам можно привязать следующие подзадачи. Образуется динамическая структурированная схема, по которой возможно отследить любой участок работ, проанализировать оперативность выполнения по тому или иному направлению. Список задач отображает стадию выполнения, критичным красным цветом выделяются просроченные задачи, таким образом, руководитель может «окинуть взором» общую картину по группам, и увидеть, где работа идет полным ходом, а где есть проблемы.

Задачи Битрикс для бизнес решений Навигатор

Данный инструмент дает возможность руководителям на всех уровнях полностью контролировать ход работ, производимых в их отделах, оценить производительности сотрудников, возможность проанализировать недобросовестное отношение, или напротив, обнаружить таланты, что приводит к оптимизации работы, повышению эффективности, и, соответственно, росту компании в целом.

Потребность в упорядочивании и автоматизации процесса управления поручениями, в целом, обусловлена следующими ситуациями:

Проблематика управления поручениями
  • отсутствие четкого и прозрачного механизма контроля хода выполняемых работ
  • отсутствие возможности оперативного решения вопросов, возникающих в процессе работы, что приводит к ошибкам, увеличению сроков исполнения
  • отсутствие каналов для своевременного информирования исполнителей, соисполнителей о произошедших изменениях в задании, или новых входных данных
  • проблема обратной связи
  • разрозненный, не структурированный подход каждого отдельного сотрудника к организации своей работы и очередности выполнения заданий
  • отсутствие инструментов для анализа качества выполнения каждого отдельного поручения, и сравнительного анализа всех порученных заданий в целом

Все перечисленные проблемы значительно снижают качество и скорость выполнения сотрудниками порученных им заданий, тормозя все рабочие процессы компании.

Благодаря четкой организации механизмов постановки, исполнения и контроля поручений, объединения их в структурированную систему, компания получает:

  • многофункциональный инструмент постановки задач, с обозначением ответственных, сроков исполнения, подробным описанием сути поставленной задачи, и возможностью приложения всех необходимых документов
  • возможность организовывать долгосрочное поэтапное выполнение работ по проектам в единой взаимосвязанной схеме с организацией иерархии и разграничением по правам доступа и ролям участников
  • налаженный канал связи для оперативного решения вопросов, возникающих в ходе выполнения работ
  • возможность контролировать процесс выполнения поручений в любой момент времени и на любой стадии
  • удобные инструменты для анализа продуктивности работы, как по каждому конкретному заданию, так и по всем заданиям отдельных сотрудников, отделов, проектов

Повышение производительности сотрудников

В результате:
  • в разы увеличивается продуктивность и качество работы сотрудников
  • повышается эффективность всех бизнес-процессов внутри компании
  • появляется возможность пустить освободившиеся ресурсы на развитие

Сокращение издержек в виде оптимизации рабочих процессов внутри компании — один из основных, и наименее затратных, способов вывести компанию на качественно новый уровень, сделать стремительный шаг вперед.

При решении любой задачи, организация механизма управления поручениями не является исключением, мы не просто внедряем систему, настраиваем функциональность, выполняем технические работы. Прежде всего, мы производим проектирование, которое включает в себя подробное изучение проблемы, с которой к нам обратился клиент. А так же, затрагиваемых бизнес-процессов внутри компании заказчика. Обратившись к нам, клиент получает:

  • индивидуальный подход к решению его проблемы, с учетом всех особенностей именно его компании
  • анализ затрагиваемых рабочих процессов, с последующим подробным описанием необходимого

    перечня работ

  • согласование работ с клиентом, основываясь на его первостепенных потребностях, приоритетах

    и возможностях

Очень важно понимание целей, для достижения которых, компания решает произвести те или иные изменения.

line

Нашей конечной целью является, не просто качественно выполнить свою работу, а благодаря этой работе привести заказчика к ожидаемым им результатам.


Назад к списку

 
ФИО:*
Телефон:
E-mail:*
Компания:
Комментарий:
ТЗ/Бриф:
Подтверждаю согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности.

* - обязательные поля обязательные поля

 
ФИО:*
Телефон:
E-mail:*
Компания:
Комментарий:
Файл:
Интересующий проект:*
Подтверждаю согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности.

* - обязательные поля обязательные поля