Заказать решение

Проектная деятельность

Любой проект, краткосрочный или продолжительный, имеет «старт» и «финиш». А между ними — цепь последовательных взаимосвязанных этапов, и от того, насколько проработан и успешен каждый из них, зависит общий результат всего проекта. Понимая это, необходимо не только четко выстраивать схему взаимодействия между этапами, а, так же, уделять огромное внимание деталям каждого отдельного шага, анализировать его входные данные и результаты. Чтобы ошибка или недочет на одной из итераций, не были перенесены в следующую, и, в итоге, не привели бы к плачевным результатам всей работы.

Проектирование само по себе является сложным процессом, состоящим из множества различных подходов, составляющих элементов, последовательных этапов и прочего. При этом, для достижения поставленных целей, без него обойтись невозможно. Независимо от того, какие задачи вы ставите, будь то преобразование в сфере маркетинга, целью которого является привлечение новых клиентов, или же изменения внутри компании, направленные на повышение производительности, так или иначе, вы прибегаете к методам проектирования. В самом простом случае, формулируется цель, для ее достижения, ставятся задачи, далее следует, как ни странно, ожидание результатов. Процесс получается хаотичным, теряется последовательность этапов, в итоге результаты не оправдывают ожидания. Разобраться в причинах, найти промахи и ошибки невозможно. Не стоит забывать, что любое преобразование, проект, задача, в глобальном плане, имеют одну цель — повысить доход компании. Систематическое повторение негативных результатов, неоправданных ожиданий, неизбежно приведет к разочарованию.

Сложности проектирования
Так как же этого избежать? Возвращаясь к началу статьи, проектирование — процесс сложный, неужели необходимо нанимать опытного проектировщика, или даже целый отдел? Стоит заметить, что и в крупных компаниях, где есть автоматизированные системы, опытные специалисты, могут возникать те же проблемы. Можно провести анализ архитектуры системы, построить модель, определить методологию, применить детальное проектирование, в общем, выстроить все в теории, а на практике получить отрицательные результаты. Ведь реализацию проекта обеспечивают люди, на каком-то из этапов проект может попросту «повиснуть». Либо, допущенная ошибка на одном шаге, будет передана на следующий, или же, при параллельном выполнении задач, может быть нарушен процесс согласования, что приведет к противоречиям в дальнейшей работе. Проблемы могут быть разные, поэтому необходимо осознать, для того, чтобы избежать их, нужно выработать механизм, подходящий конкретно вашей компании, с учетом ее особенностей и специфики. Именно в этом мы и помогаем нашим клиентам.

Наш подход
Независимо от того, с какой задачей обратился к нам клиент, мы всегда прибегаем к проектированию для организации своей собственной работы с каждым отдельным заказом. В общих чертах, мы проходим четыре основных этапа:

подробный опрос функциональных заказчиков
анализ специфики процессов, происходящих в компании заказчика
составление плана работ, с внесением корректив совместно с заказчиком
поэтапная программная реализация

Таким образом, совместно с заказчиком, мы приходим к оптимальной схеме, подходящей именно ему.

Результат
Если говорить подробнее, примером может послужить проектная деятельность в рамках работы с корпоративным порталом компании. При внедрении корпоративного портала, в соответствии с потребностями клиента, мы производим ряд доработок, которые позволяют сделать процесс реализации проектов более структурированным, а механизм отслеживания хода работ, более емким. Одним из основополагающих инструментов корпоративного портала являются задачи. Которые, в свою очередь, могут быть привязаны к пользовательским группам.

Проектная деятельность Битрикс24 - инструмент задачи

Данные группы носят скорее информативный характер. Но если добавить связи между группами, возможность выстраивать иерархию, дополнить группы новыми свойствами, по которым их можно будет фильтровать, то данный функционал становится уже не просто информативным, а полезным в практическом применении. Появляется возможность использовать его для создания направлений, в рамках одного основного проекта, создавать подчиненные группы, включать людей, ответственных за определенный этап, которым будут доступны задачи и информация, соответствующая их участку работы, и связанных с ними участков.

Группы как инструмент проектирования

Такой подход устраняет все обозначенные выше проблемы. Весь процесс реализации проекта становится четким и понятным всем участникам, появляется возможность корректировать ход выполнения работ «налету», а значит заметить и устранить возможные ошибки до завершения этапа, и в итоге, прийти к ожидаемым результатам.

С какой бы задачей не обратился к нам клиент, принцип индивидуального подхода к каждому реализуемому нами проекту, позволяет не только удовлетворить потребность заказчика в полной мере, но и помочь ему выработать свою уникальную схему организации процессов работы компании, получить опыт, который он сможет применить для достижения других целей. Будь то реорганизация механизмов взаимодействия с клиентами, или мероприятия, непосредственно направленные на увеличение дохода компании.

В процессе проектной деятельности, сотрудники компании сталкиваются со следующими проблемами:

отсутствие полноценной взаимосвязи между этапами реализации проекта
разрозненность процесса работ по каждому этапу
отсутствие иерархической структуры, охватывающей весть процесс реализации проекта, объединяющей все этапы и всех участников
отсутствие возможности отслеживать работу по всем направлениям в совокупности, предотвращая появление нестыковок, ошибок, переходящих из одного этапа в следующий этап
отсутствие инструментов для проведения анализа текущей стадии выполнения проекта по всем направлениям, и его результатов
сложность в унификации показателей различных этапов работ для анализа результатов и выявления сильных и слабых сторон

Проектирование, само по себе, процесс сложный и трудоемкий, и упрощение его, за счет создания общей структурированной системы и автоматизации механизмов, является первостепенной задачей.

Решив данную задачу один раз, вы обеспечите повышение качества, эффективности и скорости реализации всех последующих проектов.

В современных условиях уже невозможно представить многие бизнес-процессы компании без автоматизации. И все большее число компаний приходит к осознанию потребности в автоматизации, структурировании своей проектной деятельности. В скором времени, проектирование так же будет неотделимо от автоматизированных систем. Поэтому, чем раньше компания начинает заниматься данным вопросом, тем значительнее становится ее преимущество перед конкурентами.

Что касается непосредственно проектирования, компания получает следующее:

систему, объединяющую всю компанию: сотрудников, отделы, филиалы, партнеров
удобный функционал, настроенный индивидуально под Вашу компанию, не содержащий лишнего и удовлетворяющий все потребности
многофункциональный инструмент, позволяющий создать структурированную схему всего процесса проектной деятельности
возможность в любой момент времени отслеживать ход работы каждого этапа и направления
единый инструмент коммуникации между сотрудниками — руководителями и исполнителями, позволяющий оперативно получать обратную связь по заданиям, собирать и хранить всю информацию и историю взаимодействия между всеми участниками проекта
единое хранилище данных с распределением прав доступа в соответствии полномочиям сотрудников
оперативный доступ к системе с любого устройства

Эффекты управления проектной деятельностью

В результате:

значительно увеличивается скорость и качество выполнения проектов
высвобождается значительный ресурс времени за счет автоматизации сбора данных по всему проекту в целом и по каждой отдельной задаче
благодаря инструментам контроля и анализа повышается эффективность каждого следующего проекта, результаты становятся все лучше, а прибыль — больше

Проектная деятельность является своеобразным двигателем компании к ее росту.

Внедрение системы, которая улучшает условия работы сотрудников, дает им возможность максимально использовать свои ресурсы, позволяет компании сделать стремительный рывок вперед, выйти на качественно новый уровень.

Внедрение предлагаемого нами решения для организации и совершенствования процесса проектной деятельности, позволяет не только избежать описанных ранее проблем, но получить преимущества, которые затронут все бизнес-процессы внутри компании.

Нельзя рассматривать задачи, связанные с организацией проектной деятельности в компании, отдельно от остальных рабочих механизмов и бизнес-процессов. Мы уделяем особое внимание задаче, с которой приходит к нам клиент. Если она заключается в построении структурированной, эффективной, автоматизированной системы проектирования, то мы изучаем, анализируем непосредственно данную схему взаимодействия, подробно опрашиваем функциональных заказчиков — руководителей, проект-менеджеров и пр., составляем подробный план работ. Но в процессе реализации, затрагиваются и другие рабочие процессы компании. Например, инструменты коммуникации между сотрудниками, механизмы постановки, выполнения, контроля задач, порученных конкретным сотрудникам. Поэтому на выходе, мы получаем не просто отдельное решение по организации проектной деятельности, а систему, создающую единое информационное пространство для совершенствования и управления всеми процессами компании.

Преимущества Нашего решения:

индивидуальный и нестандартный подход к решению задач клиента
автоматизация проектной деятельности на основе структурированной схемы, разработанной
специально под клиента, с учетом особенностей его компании
получение на выходе системы, которая автоматизирует и упрощает не только проектную деятельность
компании, но и все остальные рабочие процессы

В результате нашего сотрудничества с заказчиком, он получает не только решение его задачи, но и проработанную совместно с нами систему подходов и инструментов, которая позволят ему развивать и оптимизировать остальные бизнес-процессы компании.

Нам важно не просто выполнить свою работу, но и поделиться опытом с клиентом, действительно помочь ему, с помощью наших решений, вывести свою компанию на новый уровень развития.

Назад к списку