Корпоративные порталы
Решение задач консолидации компании, повышение эффективности работы и исполнительской дисциплины, автоматизация Бизнес-процессов с помощью Интранет-портала.
Корпоративные сайты
Решение задач узнаваемости бренда, повышения лояльности клиентов и увеличения продаж с помощью современного корпоративного сайта.
Интернет-магазины
Организация онлайн-продаж, интеграция с учётными системами, механизмы стимулирования продаж и повышения эффективности маркетинга.

Документооборот

Не смотря на то, что сегодня любая компания имеет возможность хранить и оперировать всей документацией в электронном виде (хотя иногда еще встречаются исключения), это совсем не означает идеально и бесперебойно организованный документооборот. Путаница во множестве экземпляров одного и того же документа, пересылаемого по почте, проблема потерянных, непрочитанных писем, отсутствия обратной связи, и прочие, знакомые всем, рабочие моменты. Для устранения подобных ситуаций, существует множество удобных и простых, как все гениальное, инструментов. Самое простое — организация единого хранилища документов, с возможностью совместного редактирования, хранения истории версий, с единственным конечным экземпляром(!) и расширенными настройками доступа.

Работа с документами, является рутинным и довольно кропотливым занятием. С одной стороны, это однотипные действия, и, казалось бы, стоит лишь выработать свою систему, и все будет налажено. Но в документообороте участвует не один человек, и, чаще всего, не два, а целая цепочка людей.

Распространенные проблемы
Каждая компания периодически сталкивается с одними и теми же проблемами. Например, в процессе согласования документ зависает на одном из этапов. Сложно отследить, на каком именно это произошло, и почему. Нужно потратить немало времени, чтобы отследить данную ситуацию и получить обратную связь. Обычно, обмен документами происходит через электронную почту. Наиболее ответственные сотрудники, сопровождают письмо звонком, для того, чтобы убедиться, что документ попал в поле зрения получателя. Но когда проходят все сроки, отведенные на согласование документа, не получен ни положительный, ни отрицательный результат, отправителю приходится обзванивать всю цепочку утверждающих, чтобы найти ответ.

Знакома и ситуация, когда в компании произошли какие-либо изменения в том или ином документе. Если сотрудник по каким-либо причинам, своевременно, не был об этом оповещен, и отправил устаревший документ, то задача усложняется вдвое. Необходимо уведомить участников документооборота, и запустить весь процесс заново.

Наш подход
Мы учитываем все приведенные ситуации и знаем, как можно значительно упростить работу с документами, систематизировать и превратить в четко отлаженный механизм, который осчастливит многих сотрудников компании, и полностью удовлетворит руководство. Для клиентов, у которых существует потребность в организации документооборота, мы внедряем инструмент в рамках системы корпоративного портала Битрикс24. После тщательного анализа всех процессов документооборота, производимых в компании клиента, мы настраиваем систему индивидуально под потребности заказчика. Внедряемая система позволяет предусмотреть всевозможные схемы работы с документами, и охватить все сферы, участвующие в документообороте.

Методы решения
В основе системы находится хранилище всех документов компании — архив документов. Его возможно синхронизировать с системой CRM. Которая сама будет фиксировать входящие файлы, помещать их в нужную папку, оповещать сотрудников, предоставлять им доступ. Во время предварительной настройки, необходимо создать соответствующие папки, где должны храниться документы, например, для заявлений сотрудников на отпуск, командировку и пр. Папки для разных отделов компании, и папки сотрудников. Для каждой папки назначаются права доступа — кто может просматривать документы, кто имеет возможность их редактировать. Права настраиваются как по группам, так и по отдельным пользователям.

Документооборот хранилище документов

Предусмотрен механизм совместного редактирования документов, с сохранением истории версий. Получается, что помимо устранения проблемных ситуаций, описанные механизм значительно облегчают все делопроизводство, совершая многие действия за сотрудников, освобождая их от рутинных операций.

История изменения документов на диске

В продолжение описания инструментов, упрощающих работу с документами, Битрикс24 позволяет создавать бизнес-процессы, которые так же автоматизируют действия сотрудников. Например, запуск бизнес-процесса на оплату счета, оформление заявки на выдачу наличных, заявки на отпуск или командировку и пр.

Бизнес-процесс счет на оплату

Что же касается процесса согласования документов, то все описанные в начале статьи проблемы, оказываются легко разрешимыми. Изначально, руководители настраивают цепочки согласований, определяют полномочия, присваивают права. Уполномоченным сотрудникам остается только запустить процесс согласования документа, и система сама протолкнет документ по каждому из этапов, соберет все комментарии и корректировки. Инициатору остается только отслеживать стадии согласования, кто уже одобрил документ, а кто еще проверяет. Если же документ был отклонен, то отправитель сразу увидит, кто отклонил, и по комментарию поймет — почему. Существуют разные алгоритмы согласования: двухэтапное утверждение, голосование, утверждение со статусами и т.п. Если процессом согласования предусмотрено редактирование документа на каждом из этапов, то система зафиксирует каждую предыдущую версию. При этом, предусмотрен и вариант, когда допустимо внесение корректировок в документ одновременно несколькими сотрудниками. Все копии и версии документов сохраняются, а главное, что не придется ждать каждого из участников в очередном порядке, это значительно ускорит процесс согласования.

Процесс согласования

Еще один весомый плюс в том, что документы доступны пользователю, где бы он ни находился, и с любого устройства, достаточно только иметь доступ в интернет. Так же, возможен доступ через оффлайн приложение, в котором пользователь локально работает с документами, синхронизируемыми в дальнейшем с общим диском.

Результат
Все описанные инструменты упрощают, систематизируют процесс документооборота компании, устраняет проблемные ситуации, увеличивает скорость принятия управленческих решений, повышает уровень защиты информации. В итоге, клиент получает гибкую систему, настроенную полностью под процессы его компании и увеличенные в несколько раз качество и оперативность работы сотрудников.

Основные проблемы при организации документооборота компаний, в основе своей, однотипны и проявляются в следующих ситуациях:

Проблема документооборота
  • отсутствие единого пространства для организации оперативной работы сотрудников с документами
  • проблема обратной связи при передаче документов между сотрудниками компании, или в процессе согласования
  • путаница в многочисленных версиях одного и того же документа, хранящегося локально на компьютере у каждого из сотрудников
  • отсутствие единого хранилища документов, или, при его наличии, отсутствие механизма совместного редактирования документа, в следствии, часто возникающая ситуация потери ранее внесенных данных при замене документа в хранилище

В ходе анализа процессов, составляющих документооборот каждой отдельной компании, всегда найдутся нестандартные проблемные стороны. Поэтому, при наличии многочисленного набора инструментов, подход к их внедрению должен быть индивидуальным для каждого клиента.

Документооборот, в том или ином виде, присутствует в каждой компании. В связи с этим, обнаружив проблемные стороны процесса работы с документами, их решение становится своеобразным ресурсом компании. Ведь оптимизация внутренних издержек — один из способов развития компании, ее продвижения вперед.

Решение проблем, связанных с организацией документооборота, с помощью внедрения корпоративного портала, дает компании:

  • единое хранилище данных, где собрана вся корпоративная информация
  • защиту данных, размещенных в системе, с помощью шифрования с использованием SSL-сертификатов
  • возможность гибкой настройки прав доступа к папкам и документам
  • механизм совместной работы с документами, позволяющий редактировать документ прямо в системе, благодаря интеграции с Google Docs и Microsoft Office Online, сохранять историю версий, защитить от случайного удаления
  • удобные, настраиваемые, полностью автоматизированные процессы согласования документов, оформления заявок, подачи заявлений и т.п.
  • инструменты, позволяющие передавать документ коллегам в один клик, оперативно получать обратную связь при обсуждении документа в живой ленте, или чате, а также, при необходимости, включить возможность отправлять публичные ссылки на документы, для их просмотра вне системы, с указание пароля и времени жизни ссылки
  • мгновенный поиск по документам
  • доступ к системе с любого устройства, даже при отсутствии подключения к Интернету
Результаты автоматизации документооборота
В результате:
  • значительно упрощается документооборот компании за счет автоматизации и определения четкой структуры процессов
  • увеличивается скорость и эффективность каждой операции с документами
  • качество работы сотрудников повышается

Все описанные эффекты приводят к сокращению внутренних издержек, и появляется ресурс, который можно задействовать для реализации шагов в направлении роста компании.

Например, если появилась потребность привлекать новых сотрудников, так как у людей не хватает времени, чтобы покрыть увеличившийся объем работ. То для начала, стоит проанализировать, можно ли оптимизировать работу сотрудников, прежде чем нанимать новых. Избавив людей от рутинных операций, занимающих значительную часть их рабочего времени, структурировав внутренние бизнес-процессы, можно освободить часть рабочего времени сотрудников, соответственно обеспечить выполнение необходимого объема работ, и на данном этапе, сэкономить на привлечении новых сотрудников.

Решение для организации документооборота, как и множество других, более 10ти лет внедряемых нами на базе корпоративного портала, мы опробовали на себе. И мы не понаслышке знаем все проблемы, сложности, ошибки, отрицания, сопутствующие процессу внедрения, и переменам в целом. Мы понимаем процессы, происходящие в компании клиента изнутри.

Обратившись к нам, клиент получает:

  • индивидуальный подход к решению его проблемы, с учетом всех особенностей именно его компании
  • подробный анализ механизмов документооборота в компании клиента, предложение решения с учетом

    всех особенностей компании

  • понимание не только проблемы, с которыми обратился клиент, но сложностей, которые возникают при

    внедрении решения

Мы не навязываем клиентам то решение, которое знаем и умеем, а применяем наши навыки, опыт, разработанные технологии для того, чтобы решить задачу клиента тем способом, который подойдет именно ему.

line

Мы опрашиваем клиента, подробно выясняем все механизмы и особенности рабочих процессов в его компании. Каких целей он хочет достичь, и какие результаты получить. И совместно с клиентом мы приходим к индивидуальному, отличающемуся от других, решению, которое полностью устроит заказчика, и будет максимально подходить именно его компании.


Назад к списку

 
ФИО:*
Телефон:
E-mail:*
Компания:
Комментарий:
ТЗ/Бриф:
Подтверждаю согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности.

* - обязательные поля обязательные поля

 
ФИО:*
Телефон:
E-mail:*
Компания:
Комментарий:
Файл:
Интересующий проект:*
Подтверждаю согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности.

* - обязательные поля обязательные поля