При покупке любых продуктов линейки 1С-Битрикс и продуктов 1С-Битрикс: Маркетплейс действует отсрочка платежа на 30 календарных дней
Не смотря на то, что сегодня любая компания имеет возможность хранить и оперировать всей документацией в электронном виде (хотя иногда еще встречаются исключения), это совсем не означает идеально и бесперебойно организованный документооборот. Путаница во множестве экземпляров одного и того же документа, пересылаемого по почте, проблема потерянных, непрочитанных писем, отсутствия обратной связи, и прочие, знакомые всем, рабочие моменты. Для устранения подобных ситуаций, существует множество удобных и простых, как все гениальное, инструментов. Самое простое — организация единого хранилища документов, с возможностью совместного редактирования, хранения истории версий, с единственным конечным экземпляром(!) и расширенными настройками доступа.
Работа с документами, является рутинным и довольно кропотливым занятием. С одной стороны, это однотипные действия, и, казалось бы, стоит лишь выработать свою систему, и все будет налажено. Но в документообороте участвует не один человек, и, чаще всего, не два, а целая цепочка людей.
Распространенные проблемы
Каждая компания периодически сталкивается с одними и теми же проблемами. Например, в процессе согласования документ зависает на одном из этапов. Сложно отследить, на каком именно это произошло, и почему. Нужно потратить немало времени, чтобы отследить данную ситуацию и получить обратную связь. Обычно, обмен документами происходит через электронную почту. Наиболее ответственные сотрудники, сопровождают письмо звонком, для того, чтобы убедиться, что документ попал в поле зрения получателя. Но когда проходят все сроки, отведенные на согласование документа, не получен ни положительный, ни отрицательный результат, отправителю приходится обзванивать всю цепочку утверждающих, чтобы найти ответ.
Знакома и ситуация, когда в компании произошли какие-либо изменения в том или ином документе. Если сотрудник по каким-либо причинам, своевременно, не был об этом оповещен, и отправил устаревший документ, то задача усложняется вдвое. Необходимо уведомить участников документооборота, и запустить весь процесс заново.
Наш подход
Мы учитываем все приведенные ситуации и знаем, как можно значительно упростить работу с документами, систематизировать и превратить в четко отлаженный механизм, который осчастливит многих сотрудников компании, и полностью удовлетворит руководство. Для клиентов, у которых существует потребность в организации документооборота, мы внедряем инструмент в рамках системы корпоративного портала Битрикс24. После тщательного анализа всех процессов документооборота, производимых в компании клиента, мы настраиваем систему индивидуально под потребности заказчика. Внедряемая система позволяет предусмотреть всевозможные схемы работы с документами, и охватить все сферы, участвующие в документообороте.
Методы решения
В основе системы находится хранилище всех документов компании — архив документов. Его возможно синхронизировать с системой CRM. Которая сама будет фиксировать входящие файлы, помещать их в нужную папку, оповещать сотрудников, предоставлять им доступ. Во время предварительной настройки, необходимо создать соответствующие папки, где должны храниться документы, например, для заявлений сотрудников на отпуск, командировку и пр. Папки для разных отделов компании, и папки сотрудников. Для каждой папки назначаются права доступа — кто может просматривать документы, кто имеет возможность их редактировать. Права настраиваются как по группам, так и по отдельным пользователям.
Предусмотрен механизм совместного редактирования документов, с сохранением истории версий. Получается, что помимо устранения проблемных ситуаций, описанные механизм значительно облегчают все делопроизводство, совершая многие действия за сотрудников, освобождая их от рутинных операций.
В продолжение описания инструментов, упрощающих работу с документами, Битрикс24 позволяет создавать бизнес-процессы, которые так же автоматизируют действия сотрудников. Например, запуск бизнес-процесса на оплату счета, оформление заявки на выдачу наличных, заявки на отпуск или командировку и пр.
Что же касается процесса согласования документов, то все описанные в начале статьи проблемы, оказываются легко разрешимыми. Изначально, руководители настраивают цепочки согласований, определяют полномочия, присваивают права. Уполномоченным сотрудникам остается только запустить процесс согласования документа, и система сама протолкнет документ по каждому из этапов, соберет все комментарии и корректировки. Инициатору остается только отслеживать стадии согласования, кто уже одобрил документ, а кто еще проверяет. Если же документ был отклонен, то отправитель сразу увидит, кто отклонил, и по комментарию поймет — почему. Существуют разные алгоритмы согласования: двухэтапное утверждение, голосование, утверждение со статусами и т.п. Если процессом согласования предусмотрено редактирование документа на каждом из этапов, то система зафиксирует каждую предыдущую версию. При этом, предусмотрен и вариант, когда допустимо внесение корректировок в документ одновременно несколькими сотрудниками. Все копии и версии документов сохраняются, а главное, что не придется ждать каждого из участников в очередном порядке, это значительно ускорит процесс согласования.
Еще один весомый плюс в том, что документы доступны пользователю, где бы он ни находился, и с любого устройства, достаточно только иметь доступ в интернет. Так же, возможен доступ через оффлайн приложение, в котором пользователь локально работает с документами, синхронизируемыми в дальнейшем с общим диском.
Результат
Все описанные инструменты упрощают, систематизируют процесс документооборота компании, устраняет проблемные ситуации, увеличивает скорость принятия управленческих решений, повышает уровень защиты информации. В итоге, клиент получает гибкую систему, настроенную полностью под процессы его компании и увеличенные в несколько раз качество и оперативность работы сотрудников.
Основные проблемы при организации документооборота компаний, в основе своей, однотипны и проявляются в следующих ситуациях:
В ходе анализа процессов, составляющих документооборот каждой отдельной компании, всегда найдутся нестандартные проблемные стороны. Поэтому, при наличии многочисленного набора инструментов, подход к их внедрению должен быть индивидуальным для каждого клиента.
Документооборот, в том или ином виде, присутствует в каждой компании. В связи с этим, обнаружив проблемные стороны процесса работы с документами, их решение становится своеобразным ресурсом компании. Ведь оптимизация внутренних издержек — один из способов развития компании, ее продвижения вперед.
Решение проблем, связанных с организацией документооборота, с помощью внедрения корпоративного портала, дает компании:
Все описанные эффекты приводят к сокращению внутренних издержек, и появляется ресурс, который можно задействовать для реализации шагов в направлении роста компании.
Например, если появилась потребность привлекать новых сотрудников, так как у людей не хватает времени, чтобы покрыть увеличившийся объем работ. То для начала, стоит проанализировать, можно ли оптимизировать работу сотрудников, прежде чем нанимать новых. Избавив людей от рутинных операций, занимающих значительную часть их рабочего времени, структурировав внутренние бизнес-процессы, можно освободить часть рабочего времени сотрудников, соответственно обеспечить выполнение необходимого объема работ, и на данном этапе, сэкономить на привлечении новых сотрудников.
Решение для организации документооборота, как и множество других, более 10ти лет внедряемых нами на базе корпоративного портала, мы опробовали на себе. И мы не понаслышке знаем все проблемы, сложности, ошибки, отрицания, сопутствующие процессу внедрения, и переменам в целом. Мы понимаем процессы, происходящие в компании клиента изнутри.
Обратившись к нам, клиент получает:
всех особенностей компании
внедрении решения
Мы не навязываем клиентам то решение, которое знаем и умеем, а применяем наши навыки, опыт, разработанные технологии для того, чтобы решить задачу клиента тем способом, который подойдет именно ему.
Мы опрашиваем клиента, подробно выясняем все механизмы и особенности рабочих процессов в его компании. Каких целей он хочет достичь, и какие результаты получить. И совместно с клиентом мы приходим к индивидуальному, отличающемуся от других, решению, которое полностью устроит заказчика, и будет максимально подходить именно его компании.