Битрикс24 КЭДО

В современном мире обмен электронными документами постепенно становится новым стандартом работы компаний друг с другом. Мы уже привыкли направлять через систему электронного документооборота (ЭДО) на согласование и подписание самым разнообразным контрагентам различные документы. Такая система крайне удобна всем участникам процесса. Помимо экономии бумаги и спасения лесов, она в значительной степени повышает эффективность рабочего процесса.

Сейчас повсеместно и очень активно внедряется система Кадрового Электронного Документооборота (КЭДО), которая ускоряет работу кадровых служб предприятий и делает ее более продуктивной. При этом значительно сокращаются временные затраты и обычных сотрудников на сбор всяческих документов и их подписание, когда того требует процедура.

Что же такое КЭДО?

КЭДО – это система, где сотрудники и работодатель подписывают кадровые документы с помощью электронной подписи.

Электронные документы — это не сканы или фотографии документов, а обмен ими — это не пересылка по e-mail. В КЭДО документы обрабатываются и подписываются через специализированные сервисы.

Вот как работает КЭДО:

Кадровый специалист загружает и отправляет документ на подпись.
Руководитель получает уведомление и подписывает документ электронной подписью.
Сотрудник получает уведомление и подписывает документ электронной подписью.
Кадровый специалист получает уведомление о подписании. Процесс завершен, документ доступен для скачивания.

Документ, подписанный в КЭДО обладает такой же юридической силой, как и бумажный. Дублировать его на бумаге не нужно.

Если Вы готовы внедрять КЭДО в своей компании, вот некоторые важные детали, о которых необходимо знать:

В КЭДО можно подписывать практически все кадровые документы, включая трудовой договор.
Исключение касается только 4 документов, пока они подписываются на бумаге.
Документы по КЭДО заверяются электронной подписью (их есть несколько видов согласно 63-ФЗ).

В кадровом электронном документообороте применяют все виды подписей. Выбор зависит от того, кто подписывает документ (работник или работодатель) и от типа документа.

Любое новое дело почти всегда сложно начинать. Не знаешь, с чего начать, что за чем следует сделать, какие обязательные шаги нужно совершить, чтобы все прошло быстро и безболезненно. Ну и важно, чтобы все было юридически корректно для Вас и Ваших сотрудников. Мы расскажем, что обязательно нужно сделать в начале процесса внедрения КЭДО в своей компании.

Что же Вам как компании необходимо сделать, чтобы перейти на КЭДО?

Чтобы перейти на КЭДО, нужно подготовить и подписать ряд документов (ст. 22.2 ТК РФ):

Положение о КЭДО
В этом документе указываются сведения о выбранной информационной системе для управления КЭДО, порядок доступа к системе, перечень документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется КЭДО, сроки ознакомления с документами в цифровом формате, срок уведомления работников о переходе на КЭДО и дата его введения, а также исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумаге.

Приказ о введении КЭДО
В приказе указываются детали внедрения: дата начала работы КЭДО, сроки уведомления сотрудников и другие важные моменты.

Уведомление о переходе на КЭДО
В уведомлении содержится информация о переходе компании на КЭДО и праве сотрудника дать согласие на переход.

Согласие на применение КЭДО
Переход на КЭДО с сотрудником возможен только при наличии его письменного согласия.

Ну и конечно же, Вам нужно определиться, с помощью какого инструмента или сервиса Вы будете внедрять КЭДО у себя. Мы предлагаем Вам использовать КЭДО в Битрикс24 (если Вы уже работаете в Битрикс24) или же внедрить его как отличный всесторонний инструмент управления Вашей командой (если Вы этого еще не успели сделать) и настроить КЭДО в нем!

Вам не нужно отдельно настраивать или устанавливать какой-либо модуль или приложение. Инструмент для работы с кадровыми документами доступен прямо в главном меню Битрикс24, пункт «КЭДО + Госключ».

Работать с документами можно в режимах просмотра Канбан и Cписок.

Как же Битрикс24 КЭДО помогает упростить работу с кадровыми документами компании?

Мы постарались описать все области, где это может повысить эффективность и скорость работы:

Поддержка всех подписей, необходимых в КЭДО. В Битрикс24 КЭДО поддерживаются все необходимые типы электронных подписей: ПЭП, УНЭП, УКЭП. Не нужно отдельно оплачивать выпуск электронных подписей для сотрудников: ПЭП уже доступна, УНЭП сотрудник получает самостоятельно и удаленно.

Единое рабочее пространство. Сотрудникам легко освоить КЭДО, так как он встроен в привычное рабочее пространство, где они ведут продажи, управляют проектами и общаются с коллегами. Кадровым специалистам не нужно регистрировать сотрудников в сторонних сервисах. Подписание документов теперь происходит там же, где и вся работа — в Битрикс24.

Автоматизация. В Битрикс24 КЭДО можно автоматизировать различные процессы, что помогает снизить ручной труд, ускорить подписание документов и повысить продуктивность сотрудников (автоматическая отправка уведомлений, шаблоны документов, групповые чаты, цифровые рабочие места, роботы и триггеры, интеграция КЭДО и 1С).

Настройка прав. Гибкая система прав доступа помогает четко разграничить зоны ответственности между кадровыми специалистами и сотрудниками, обеспечивая безопасность персональных данных.

Личный кабинет. У каждого сотрудника есть личный кабинет в разделе «Мои документы», где доступны следующие возможности: отправка на подпись, подписание и отслеживание статуса; удобный просмотр и скачивание; доступ к расчетным листкам и остаткам отпуска.

Электронный сейф документов с поиском. Доступ к подписанным документам в любое время, даже с мобильного устройства. Документы соответствуют форматам, утвержденным Приказом Минтруда России № 578н. При необходимости можно распечатать копию со штампами. Штампы содержат данные о подписантах и датах, страницы пронумерованы и имеют уникальный ID. Если документов много, быстро найти нужный поможет удобный фильтр.

Защищенные соединения. Сотрудники могут безопасно использовать «Битрикс24» в общественных местах через WiFi или мобильные сети, так как злоумышленники не смогут перехватить их пароли.

Датацентры - на территории РФ. В соответствии с п. 5 ст. 18 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», компания 1С-Битрикс хранит данные на серверах в РФ. Это гарантирует не только безопасность, но и соблюдение законодательства.

Гарантия безопасности документов. Сервис создает резервные копии всех рабочих файлов и сохраняет их в облачном хранилище под надежной защитой. Если ваш компьютер или компьютеры коллег заражены вирусом и файлы не поддаются лечению антивирусом, вы сможете в любой момент восстановить утраченные копии документов.

Массовое подписание документов. С Битрикс24 КЭДО не нужно отправлять документ на подпись каждому сотруднику отдельно. Документ можно подписать одновременно с группой сотрудников, численностью до 10 000 человек. Это значительно упрощает процесс и экономит ваше время.

В наш век глобальных информационных войн необходимо задумываться о безопасности данных и информации, важной для Вашей компании. И здесь Битрикс24 также думает за Вас и помогает Вам с этим:

Двухэтапная авторизация. Для защиты данных используется двухэтапная авторизация, включающая пароль и одноразовый код, получаемый через мобильный телефон.

Бесперебойная работа 24/7. Для стабильной работы Битрикс24 используются два независимых датацентра в России. Они оснащены системами бесперебойного электроснабжения, безопасности и круглосуточного наблюдения, что обеспечивает надежную и быструю работу сервиса. Ежедневно выполняется резервное копирование на нескольких уровнях с различными сценариями восстановления, а также непрерывное онлайн-резервирование в два датацентра.

Управление доступом к документам и данным. Важно определить права доступа к документам для каждого сотрудника. Гибкая система прав доступа помогает четко разграничить зоны ответственности между кадровыми специалистами и сотрудниками, обеспечивая безопасность персональных данных.

Кроме всего прочего, Битрикс24 КЭДО соответствует всем требованиям закона.

С ноября 2021 года (ТК РФ, ФЗ № 377-ФЗ) можно вести кадровые документы в электронном виде.

Подписание документов в Битрикс24 является юридически значимым в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Это означает, что электронные подписи, используемые в процессе, имеют такую же юридическую силу, как и собственноручные подписи на бумажных документах. Закон регулирует использование электронных подписей, обеспечивая их признание и защиту на законодательном уровне, что гарантирует безопасность и легитимность электронного документооборота.

Подписанные документы соответствуют требованиям Приказа Минтруда № 578н и доступны в Битрикс24 в виде ZIP-архива. Архив включает документ в формате PDF/A-1А, электронные подписи работодателя и сотрудника для подтверждения юридической целостности, а также описание в формате XML, соответствующее перечню, установленному приказом Минтруда.