Внедрение Корпоративного портала - общее описание технологи

Внедрение Корпоративного портала всегда преследует своей целью решение Бизнес-задач. Бизнес-задачи определяются глобальными целями стоящими перед компанией. По этому успешное внедрение Портала должно предворятся фармулированием целей и формализацией вытекающих из них Бизнес-задач.

Но в общих чертах внедрение корпоративного портала происходит на трех уровнях:

• Техническом – внедрение как процесс настройки web-сервера и интеграция Портала в действующую it-инфраструктуру компании;
• Технологическом – внедрение в технологические процессы компании, решение Бизнес-задач и автоматизация Бизнес-процессов;
• Организационном – внедрение в рабочие процессы сотрудников компании.

Технический уровень внедрения

Уровень состоит из подготовки web-сервера (сборки, установки и настройки серверного ПО) и интеграции Портала в действующую в компании it-инфраструктуру. Эти работы могут потребовать обследования сопряженных с Порталом систем. Могут быть выявлены несоответствия требованиям и некорректные настройки этих систем, например нарушение структуры данных в AD. Для выполнения корректной интеграции необходимо привести сопряженные системы в соответствие требованиям.

Технологический уровень внедрения

Суть работ этого уровня состоит в решении Бизнес-задач компании. Для формализации задач и требований может потребоваться опрос основных функциональных заказчиков внутри компании. На основании данных опросов формализуется перечень функциональных требований определяющий основные требования по настройке Портала. После этого производится моделирование основных процессов в ходе которого разбираются сценарии работы с Порталом и формируются детальные требования по настройке.

Организационный уровень внедрения

Положительный эффект от внедрения Портала возможен только если сотрудники будут им пользоваться. Для решения этой задачи есть целый ряд методов, в том числе, написание регламентов по работе с Порталом. Для обеспечения поддержки внедрения по вертикали производится обучение топ-менеджеров компании и руководителей среднего звена. Отдельное обучение проходит и проектная группа заказчика.

Риски внедрения

Риски внедрения – условия, которые могут повлиять на успешность реализации проекта. У каждой организации они свои, но в целом их можно свести в несколько групп.

Группы рисков:

• Управленческие риски;
• Риск неиспользования;
• Риск увеличения сроков и стоимости.

Управленческий риск - состоит в сопротивлении руководителей разного уровня внедрению Портала и связанным с этим изменениям в работе. Из-за этого могут нарушится процессы постановки задач и игнорирование Портала сотрудниками этих отделов.

Риск неиспользования – вероятность того, что сотрудники не будут использовать Портал в своей ежедневной деятельности.

На этапе внедрения последовательно могут возникать риски недооценки трудозатрат на:

• Интеграцию корпоративных приложений в корпоративный портал. Проще всего будет с офисными приложениями. Но могут потребоваться дополнительные усилия при интеграции специфического ПО, либо собственных разработок. Плюс в том, что для большинства приложений вполне достаточно организовать только общую точку доступа. То есть, авторизуясь на корпоративном портале, сотрудник получает доступ ко всем приложениям, к которым требуется авторизация.
• Перенос данных из ранее используемого ПО в корпоративный портал. (CRM, документы).
• Организацию бизнес-процессов через портал. Достаточно часто приходится менять процессы работы самой компании, а это тоже издержки.
• Создание контента. Сам по себе контент создаваться не будет. И наивно думать, что производственный контент будет создаваться сотрудниками просто так, «из любви к искусству». Такое, конечно, возможно, но маловероятно. Необходимо продумать меры и стимулы для такой работы.
• Обучение сотрудников пользования порталом. Это только внедренцам Корпоративного портала кажется, что работа через него удобнее и проще. Большинство сотрудников компании Заказчика будет считать немного по-другому. Поэтому необходимы меры по разъяснению и обучению: как пользоваться этим новым инструментом работы.
• Доработку функционала. Точно спрогнозировать затраты на доработку того или иного функционала достаточно сложно. При этом всегда есть риск потратиться на разработку функционала, который появится в платформе через месяц после выпуска решения.

Старт проекта

Старт проекта необходимо продумать тщательно. Это должна быть отдельная дата с анонсом по компании. В этот день должен быть открыт доступ на Корпоративный портал для всех сотрудников, а встречать их должна заранее продуманная программа из предварительно созданных сообщений, групп, опросов, регламентов...

Постарайтесь сделать открытие Портала маленьким событием для компании.