Планируем свои дела внутри СRM

18.04.2013

Сегодня мы расскажем вам об одной из новинок Битрикс24– «Мои дела» в СRM. Этот функционал появился не так давно и мы часто встречаем вопросы о том, как работать с этим разделом, как он связан со списком дел в карточке элемента, все ли дела он отображает и т.д. Для того чтобы понять что это за раздел и как с ним работать, приведём несколько возможных сценариев, надеемся они помогут вам реализовать свои задачи, которые появляются в ходе работы с клиентом.



Начнем с того, что на странице Мои дела, отображаются все запланированные, а также уже выполненные действия по различным сущностям CRM. Вы можете просмотреть как общий список дел, так и дела по отдельным сущностям: сделкам, контактам, компаниям. Кроме того, здесь вы можете просмотреть список дел, над которыми в настоящий момент работает сотрудник, а также дела, которые он уже завершил. Инструмент удобен не только для работы с клиентами, но и для контроля сотрудников со стороны руководителя.

«Мои дела» - это список предстоящих дел. Здесь отображаются все запланированные встречи, звонки, задачи. Вы можете просмотреть любое событие, не переходя на другие страницы, здесь же вы можете внести необходимые изменения. Причем, есть возможность работать сразу с несколькими открытыми окнами.



Начав новый рабочий день, менеджер в первую очередь может просмотреть список запланированных дел, проанализировать, что предстоит сегодня сделать. Опять же он может прямо в списке дел внести какие-то свои правки, пометки, перенести время встречи, запланировать еще звонки и т.д.



Обратите внимание, что в верхнем меню есть счетчики для каждого отдельного раздела, они также показывают количество невыполненных дел. Для сделок и лидов можно настроить учет количества необработанных данных, т.е. сделок и лидов, по которым совсем не было дел. Функция очень удобная, позволяет следить за обработкой всех новых данных, настроить ее можно на странице CRM - Настройки - Прочее.



Просмотрев все дела, приступаем к их выполнению. Позвонить клиенту можно просто нажав на ссылку с номером телефона, система автоматически предложит выбор программы для осуществления звонка.



Во время общения с клиентом, параллельно можно зафиксировать описание звонка, создать встречу, запланировать следующий звонок. Уточнив все нюансы по заказу, самое время распределить обязанности по сотрудникам. Вы можете поставить задачи, не переходя в другие разделы, на другие страницы, все действия доступны прямо здесь, в списке дел.

Каждая созданная задача будет автоматически привязана к контакту, и менеджер, как постановщик, будет уведомлен обо всех изменениях в ходе решения задачи, а также о ее завершении. Ответственный сотрудник также получит уведомление и увидит созданную задачу в списке своих дел.



Выполнив заказ, можно отправить клиенту письмо с результатом, приложить файл. Ответ клиента также будет прикреплен к контакту и доступен в списке дел. При получении входящего письма, ответственный менеджер получит уведомление.

Для исходящих писем можно настроить шаблон, в который автоматически будут подставлены параметры с карточки контакта. Выполнить настройки шаблона можно на странице CRM - Настройки - Почтовые шаблоны.



При отправке письма получим:



Все выполненные действия будут зафиксированы в общем списке дел, а также непосредственно в списке дел контакта или сделки.
Выполнив дело не забудьте отметить его завершение.




Над таблицей списка дел есть фильтр, который позволит вам просмотреть уже выполненные дела, запланированные, просмотреть дела другого менеджера, отфильтровать дела по типу, важности, сроку. Кроме того можно воспользоваться готовыми фильтрами, либо создать и сохранить свои параметры.



Руководитель всегда сможет просмотреть историю работы с клиентом, отфильтровав дела по тому или иному контакту, сделке, просмотреть все выполненные или еще не завершенные дела сотрудника за определенный период.

По мимо работы с делами внутри раздела, все события календаря и задачи, к которым будут прикреплены элементы CRM, автоматически попадают в список запланированных дел.



Таким образом, раздел Мои дела - это основная страничка, на которой доступна вся необходимая информация для работы с клиентом.

Менеджер всегда сможет быстро спланировать свой рабочий день, распределить запланированные дела, добавить новые. В то же время руководитель сможет оценить загруженность сотрудника, просмотреть какие дела выполняются в настоящий момент, какие были просрочены, запланированы и т.д.