Название задачи определяет её дальнейшую жизнь

Одним из ключевых элементов эффективной работы компании является task management. В русском языке этот термин значит постановку и управление поручениями. Все сотрудники должны уметь контролировать свои задачи: распределять время работы, оценивать риски и определять приоритеты. Руководители помимо своих задач должны следить за текущими проектами и контролировать задачи других сотрудников. Для этого и руководителю и подчинённым нужно быстро ориентироваться в большом объёме данных. Оптимизировать этот процесс помогает Корпоративный портал 1С-Битрикс. Он обладает набором инструментов для постановки и контроля задач. Чтобы получить желаемые результаты, нужно уметь правильно с ним работать.

Информативное название упрощает работу с задачей

В Корпоративном портале поиск задачи происходит по названиям и заголовкам. Для получения точных результатов, поисковой запрос должен максимально совпасть с названием задачи. Поэтому, чтобы упростить и ускорить работу, конкретизируйте названия задач, делайте их содержательными и ёмкими.

ПРАВИЛЬНО! «согласование договора с…»

НЕПРАВИЛЬНО! «добрый день, коллеги!»

Как вы поняли, названия должны точно и кратко отражать содержимое задачи. Ниже представлены готовые шаблоны названий. Они помогут быстро найти нужную задачу и ускорят работу сотрудников. Выбирайте нужный в зависимости от типа задачи. 

• для проектных работ - [название проекта],[задача]
• для самоорганизации - [персональные инициалы],[личное],[задача]
• для организации работы отдела - [глагол/действие],[задача]

Обязательно продумайте и пропишите в регламентах правила создания задачи, сделайте удобный поиск и управление. Так вы сократите потери оплачиваемого рабочего времени.

Типы участников задачи

В Корпоративном портале 1С-Bitrix несколько типов участников задачи:

Ответственный - сотрудник, которому была поставлена задача. Является неотъемлемым элементом постановки задачи, так как без ответственного задача не имеет вектора.

Соисполнитель – сотрудник, которому была поставлена та же задача, что и другому сотруднику.

Наблюдатель – сотрудник, получающий уведомления о ходе задачи, но не участвующий в ней.

Постановщик – сотрудник поставивший задачу.

Все типы участников задачи имеют разные права доступа к задаче (с технической точки зрения) и зоной собственной ответственности.

ПРАВИЛЬНО! Чтобы поставить задачу на весь отдел, используйте функцию «копировать задачу нескольким ответственным», затем при помощи ссылки «изменить список ответственных» укажите сотрудников. Тогда каждому сотруднику из выбранного списка придет персональная задача.

НЕ ПРАВИЛЬНО! Установить задачу на одного ответственного, а других сотрудников назначить соисполнителями.

Крайний срок

Любая задача должна иметь крайний срок. Обозначайте его сразу во время создания задачи. Чтобы указать дополнительные параметры, используйте ссылку «планирование сроков». 

СОВЕТ. Если вы не можете оценить срок выполнения поставленной задачи, установите настройку «разрешить ответственному менять крайний срок». Тогда сотрудник сам укажет время выполнения.

Напоминание

Если у вас много задач, которые требуют контроля, настройте напоминание. Оно появляется на портале или приходит на вашу почту. Эта функция разгрузит голову и автоматизирует часть работы. Например, каждую пятницу вы выставляете задачи своим подчинённым на следующую неделю. 

Чтобы в течение недели не забыть проверять работу сотрудников, вы настраиваете напоминания на понедельник и среду мгновенным сообщением на портале, а в четверг – письмом на электронную почту.

Описание задачи

Корпоративный портал 1С-Битрикс предоставил действенный и функциональный инструмент для описания задачи. 

Используйте форматирование, прикрепите снимки с экранов, добавьте цитирование – детально опишите задачу, тогда у исполнителя возникнет меньше вопросов, вы сократите время на разъяснения и задача будет выполнена быстрее.  

Смотрите также видео уроки по работе с корпоративным порталом 1С-Bitrix