Корпоративный портал для аэропортов Сочи, Краснодара и Анапы

В международных аэропортах Сочи, Краснодара и Анапы работает около 3500 человек. Для общения, обмена документами и постановки задач сотрудники использовали e-mail-переписку, конференц-коллы и совещания.

Аэропорты переводят операционные ключевые процессы и коммуникации в корпоративный портал.

Рассказываем, как «Битрикс24» помог оптимизировать работу аэропортов.

Задачи

С помощью корпоративного портала руководство аэропортов Сочи, Краснодара и Анапы, прежде всего, хотело ускорить и облегчить прохождение бизнес-процессов, повысить их эффективность и сократить издержки на рутинные операции. Остро требовался единый инструмент коммуникации который словно клей связал бы воедино большую компанию. Нам же предстояло внедрить и доработать «Битрикс24» для наилучшего решения следующих задач:

• Автоматизировать довольно внушительный перечень бизнес-процессов, облегчив тем самым жизнь сотрудников и сократив не производственные издержки: заказ самых разнообразных справок (2-НДФЛ, о среднем заработке, о выплате пособий при рождении и по уходу за ребенком, о подтверждении льготного стажа и ряда других), согласование отпуска (согласно графику, вне очередной, за свой счёт, по уходу за ребенком и прочие), а так же другие действия с отпусками (корректировки, переносы), запрос на выдачу копии трудовой книжки, уведомление о больничном, обратная связь с отделами и службами.
• Упростить ознакомление сотрудников с документами (приказами, регламентами, инструкциями) и облегчить работу с базой знаний.
• Создать единую коммуникативную площадку для всех подразделений — отображать актуальные новости компании и локально-нормативную документацию.

Коллектив в компании большой, работают люди разного возраста и уровня подготовки. Необходимо было сделать портал максимально удобным и понятным для всех, включая самых старших членов команды.

Особенности внедрения корпоративного портала в крупной компании

В процессе мы столкнулись с некоторыми сложностями, связанными с размером и особенностями работы компании.

• Группа компаний разветвлена — в ней работают порядка 5 000 человек, есть несколько функциональных подразделений в разных городах. В силу этого данные о сотрудниках и оргструктуре содержатся в нескольких источниках. Нам необходимо было увязать четыре базы «1С:УПП» на основе данных об оргструктуре из пятой базы — «1С:ERP». При этом у ряда сотрудников, как это в таких случаях обычно бывает, возникли исключения из единой структуры подчинения.
• В силу сложившегося порядка работы компания не может отказаться от некоторых привычных инструментов, таких как «1С:Документооборот». Нужно было интегрировать портал «Битрикс24» с «1С:Документооборот» и реализовать механизм сквозного прохождения бизнес-процессов.

Решения

В ходе внедрения мы применили и адаптировали под специфические потребности компании-заказчика комплекс наших решений который мы между собой называем «Улучшенный Битрикс24» или «Битрикс25». Вот краткий перечень того, что мы разработали и внедрили:

Новости

Удобно организовали раздел новостей — в «Рабочих группах» автоматически формируется страница с анонсами статей и объявлений. Это выглядит как новостной сайт, привычно и интуитивно понятно. Анонсы генерируются автоматически. Сортируются новости по дате выхода, а не по самому свежему комментарию, как в «Живой ленте». Старые публикации хранятся в архиве. Есть возможность ограничивать доступ пользователей к новостям.

Также мы добавили функцию автоматической публикации в назначенное время: в пятницу пишете контент на неделю вперед и спокойно едете в отпуск. Новости появятся на портале в назначенные даты. Неопубликованные записи сохраняются как черновики.

Благодарности

Создали раздел «Благодарности» и расширили функциональные возможности этого эффективнейшего инструмента нематериального поощрения сотрудников. Мы вывели список всех благодарностей в отдельный раздел с учетом прав доступа, организовали фильтр по типу благодарностей. Все «медали» накапливаются в личном кабинете сотрудника, у каждой награды — своя иконка.

Обратная связь

Внедрили инструмент «Есть идея» — каждый сотрудник может внести предложения по улучшению работы компании или задать вопрос.

Опросы

Расширили функционал проведения опросов: добавили анонимность, настройку видимости результатов, сроки проведения опросов. Также создали новый раздел, который содержит все проведенные опросы, с системой фильтрации и учетом прав доступа.

Бизнес-процессы

Создали раздел запуска «Бизнес-процессов», добавив нотации, печатные формы заявлений и конкурентные задания. Облегчили имеющиеся интерфейсы работы с «Бизнес-процессами» для удобства сотрудников. Рутинные рабочие операции стали проще и приятнее.

Интеграция с «1С:Документооборот»

Интегрировали корпоративный портал с «1С:Документооборот», обеспечив сквозное прохождение бизнес-процессов. Таким образом, апологетам «1С:Документооборот» не пришлось изменять своим привычкам по работе со знакомым инструментом. Документы, созданные в «1С:Документооборот», автоматически выгружаются в корпоративный портал. Теперь регламенты, инструкции и приказы всегда под рукой у всех сотрудников с учётом прав доступа к этим документам.

Улучшенная навигация

Улучшили навигацию внутри корпоративного портала за счет оптимизации основного меню — реорганизовали вывод социальных групп пользователя. Также создали индивидуальное сервисное меню для быстрого доступа к «Бизнес-процессам», «Документам» и «Новостям» — теперь всё можно запустить в один–два клика. Разделы сервисного меню формируются для каждого сотрудника автоматически в соответствии с его правами доступа.

Рабочие группы

Расширили функционал «Рабочие группы» сообразно нуждам большой компании — организовали механизм связей между группами и визуальное представление иерархии. Создали фильтры по тематикам и дополнительным свойствам групп. Добавили отображение дополнительных свойств при создании групп, которое привязано к выбору тематики, а также настройку шаблонов представления в зависимости от тематики группы.

Интеграции

Связали четыре базы данных «1С:УПП» по сотрудникам и оргструктуре компании в рамках единой структуры на основе данных пятой базы — «1С:ERP». Для тех случаев, когда сотрудники выбиваются из единой структуры подчинения, мы разработали механизм исключений и инструмент их настройки.

Авторизация

Реализовали мультидоменную сквозную авторизацию — сотрудники аэропортов в четырех городах могут авторизоваться на едином портале через доменную учетную запись.

Результат

У заказчика появился инструмент, позволяющий реализовывать насущные сценарии:

• легко информировать сотрудников и получать обратную связь;
• запускать автоматизированные бизнес-процессы и обрабатывать их удобным образом;
• мотивировать сотрудников на новые достижения;
• объединять различные уровни и подразделения компании на единой коммуникационной площадке.