Работа по оптимизации внутренних процессов и коммуникаций «ТрансЛес»

Краткая информация о клиенте

«ТрансЛес» – крупнейший железнодорожный оператор по перевозке лесных грузов на пространстве колеи 1520. Предоставляет комплекс услуг по перевозке сырья и готовой продукции предприятиям лесопромышленного комплекса во внутрироссийском и экспортном сообщении.

Компания входит в состав «Деметра-Холдинг» − крупнейшего в России вертикально интегрированного холдинга, объединяющего активы в области экспортной логистики и трейдинга.

Поскольку «ТрансЛес» придерживается высоких стандартов качества предоставляемых услуг, а также организации внутренней работы сотрудников, перед компанией встал вопрос о выборе платформы для коммуникаций. Таковой стала система Битрикс24 Корпоративный портал.

Необходимость внедрения Битрикс24. Задачи клиента

Компания обратилась к нам со стандартными задачами, которые часто возникают при подобной автоматизации бизнеса. Изначально фокус внимания клиента был направлен на внедрение CRM системы для контроля и управления взаимоотношений с клиентами. Однако в ходе предпроектных коммуникаций компания открыла для себя массу сопряженных полезных функций и возможностей портала, которые помогают организовать и структурировать внутреннюю работу. Ведь без согласованности действий собственных сотрудников невозможно усовершенствовать внешние взаимоотношения и повысить эффективность бизнеса в целом. В результате, было принято решение совместить задачи организации внешнего и внутреннего взаимодействия и «ТрансЛес» выбрал продукт с базовым функционалом и дополнил его расширенным пакетом Битрикс25.

Стояла задача глобальной консолидации знаний, документов, сотрудников, отделов, коммуникаций. Для ее решения потребовалось:

• налаживание механизмов командной работы;
• организация хранения необходимой документации, корректный доступ к ней различных сотрудников;
• внедрение календаря событий, внутренних и внешних мероприятий для понимания руководством, что и когда происходит в компании (с возможностью корректировки и пр.);
• организация мониторинга постановки заданий на отделы, руководителей, отдельных сотрудников, контроль за их выполнением;
• возможность оперативного реагирования и корректировки текущей деятельности в зависимости от результатов выполнения заданий;
• возможность сохранения истории принятия и исполнения управленческих решений.

Особенности внедрения

Проект начался в период пандемии, компании требовалось изменение действующих инструментов и поиск новых утилит для организации дистанционной работы.

Отдельной технической особенностью внедрения стали требования повышенной информационной безопасности.

Работы, достигнутые результаты, преимущества от внедрения

В процессе внедрения было сделано следующее:

• в портал перенесена структура компании по отделам через организацию выгрузки данных по сотрудникам из программы 1С: Зарплата и управление персоналом;
• настроены рабочие группы отделов с дисками группы и распределением прав доступа к папкам и документам;
• проведено обучение сотрудников и их руководителей корректной работе с порталом в целом и функционалом Задач в частности;
• выполнена настройка модуля Календарей (сотрудников, рабочих групп и отделов);
• организовано хранилище документов с помощью модуля Диск (как отдельных отделов и рабочих групп, так и всей компании в целом), проведено консультирование и организована помощь в настройке прав доступа к папкам и документам.

Мы установили в портал компании ряд наших расширений функционала, таких как Улучшенные Новости, Бизнес-процессы, Благодарности, Опросы, Рабочие группы, Сотрудники и Навигация. Узнать подробно об этом можно здесь − https://web.nav-it.ru/services/bitrix24pro/.

Впечатления Заказчика, достижения, примеры работы

Компания сейчас находится в единой коммуникационной среде. Общее коммуникационное пространство в значительной степени улучшило эмоциональный фон общения в компании. Сотрудниками активно используется функционал чатов, аудио и видеозвонков.

Функционал Календарей в большой степени облегчил информирование и взаимодействие между отделами. Сейчас вся информация о мероприятиях и занятости сотрудников собрана в одном месте, где ее легко использовать.

Функционал Рабочих групп улучшил качество взаимодействия между сотрудниками. Сотрудники объединены в группы в зависимости от структуры, общих интересов или деятельности.

Функционал Задач в значительной степени помогает мониторить и контролировать исполнение поручений (как по горизонтали, так и по вертикали).

Мы помогли сотрудникам привыкнуть к новому продукту и его функционалу, организовав Линию технической поддержки. Она работает и сейчас, так как портал показал себя удобным и надежным инструментом для коммуникаций.