Развёртывание и интеграция дилерского портала компании "NOVUS" для оптимизации бизнес-процессов и управления заказами

Компания NOVUS продаёт керамическую плитку, керамический гранит, натуральный камень, мозаику, сантехнику, мебель для ванных комнат и оборудование для интерьерного света средневысокой и высокой ценовой категории. Через разветвлённую дилерскую сеть компания работает по всей России.

В начале проекта

NOVUS хотели дать своим дилерам возможность делать заказы через Интернет, чтобы они не зависели от графика работы компании и разницы в часовых поясах.

Цель работ — оптимизировать взаимодействие между компанией-дистрибьютором и дилерами.

Предложенное решение. Перед началом работ мы проанализировали внутренние бизнес-процессы заказчика с позиции заинтересованных лиц NOVUS. Пришли к выводу, что подходящим решением бизнес-задач компании станет дилерский портал как закрытый интернет-магазин. В нём дилеры получат возможность создать заказ, убедиться, что компания может его выполнить, наблюдать за ходом исполнения заказа и получить его в ожидаемые сроки.

Задачи дилерского портала:

• автоматизировать оформление заявок;
• систематизировать анализ данных по работе дилеров;
• упростить работу с удалёнными дилерами;
• улучшить сервис для дилеров и повысить привлекательность компании.

Выполненные работы

1. Создали дилерский портал и настроили его работу.

Дилерский портал — это закрытый сайт для партнёров. У каждого дилера есть личный кабинет, внутри которого работают несколько сотрудников. В кабинете отражены типы цен, регион и другие детали для каждого дилера. Представители одного дилера в дилерском кабинете видят все заказы, но изменять могут только свои, чтобы работа оставалась упорядоченной.

Внутри сайта клиенты общаются с менеджерами компании-поставщика, которые отвечают за дилерский аккаунт. В этом разделе отображена информация по взаиморасчётам: сколько дилеры заплатили, сколько продукции им поставили, сколько они были должны в начале расчётного периода, сколько они должны на данный момент. История взаиморасчётов сохраняется с начала работы, данные обновляются в учётной системе «1С» и выгружаются на сайт, поэтому всегда актуальны.

2. Выполнили нетиповую интеграцию дилерского портала и «1С».

При настройке интеграции для удобства использования дилерского кабинета мы учитывали специфику бизнес-процессов компании.

Реализовали выгрузку информации о дилерах из «1С». Такой процесс не предусмотрен стандартной интеграцией. Из «1С» выгружается информация о дилере: его ценовая группа, географическое расположение и данные по взаиморасчётам. На её основе создаётся личный кабинет, в котором затем работают пользователи — представители одного дилера. Руководителя кабинета назначает администратор дилерского портала. Следующих пользователей назначает руководитель кабинета без участия администратора.

Затем мы связали заказы разных сотрудников из одного дилерского кабинета с этим дилером в «1С». Все заказы поступают от лица компании-дилера, а не частного сотрудника, работающего в кабинете. Сделанный в дилерском кабинете заказ сразу попадает в «1С». Автоматическая обработка проверяет исполнимость заказа на наличие товара на складе, либо в заказах поставщику с учётом уже имеющихся резервов. Дополнительно проверяется дата желаемой поставки. Если все параметры сходятся, заказ возвращается на сайт со статусом «подтверждён». Если заказ не подтверждается менеджер обрабатывает его вручную.

Сделали выгрузку заказов из «1С» на сайт. Заказы, которые созданы дилером в «1С», например, по телефону, также отображаются в дилерском кабинете партнёра. Дилер видит историю этого заказа и наблюдает за его выполнением.

Отразили специфику существующих бизнес-процессов компании. При поступлении товара на склад компании заказ дилера учитывает желаемую дату поставки. При этом сначала резервируются товары из заказа, которые должны прийти к этой дате. Таким образом на складе остаётся свободный остаток, который можно использовать.

Пример. На складе 50 единиц товара, 70 единиц в пути. Они прибудут 15 апреля. Дилеру нужно 100 единиц этого товара. Он хочет получить его 17 апреля. Первым на этот заказ резервируются 70 единиц, которые в пути, и 30 единиц, которые есть в наличии. 20 единиц остаются в наличии на складе компании и могут быть проданы до 17 апреля.

Настроили выгрузку нескольких колонок цен для разных дилеров. NOVUS реализует продукцию по все России. Поэтому у компании разветвлённая дилерская сеть, есть разные дилеры из разных регионов, для которых действуют свои региональные цены. Они устанавливаются с помощью договора внутри «1С». Эта информация транслируется на сайт благодаря интеграции с «1С». Сотрудникам дилеров соответственно присваиваются те или иные группы, в которых они участвуют.

Создали региональные ограничения на закупки товаров. Некоторые поставщики вводят ограничения на продажу своей продукции в определённых регионах — предоставляют эксклюзивные права на поставку товаров одному или нескольким партнёрам. Эта информация фиксируется в «1С» и экспортируется на сайт. После этого сайт блокирует покупку таких товаров дилерам из соответствующих регионов.

Результат работ

Дилерский портал находится в опытной эксплуатации. Мы ведём доработки, реализовываем новые идеи, которые появляются у компании NOVUS.

Дилерский портал решил поставленные в начале работ задачи:

• Автоматизировал оформление заявок. Дилеры самостоятельно делают заказы на сайте в личном кабинете. Затем отслеживают состояние заказа. Дилерский портал берёт на себя часть рутинных операций менеджеров и освобождает их время для решения нетипичных задач.
• Систематизировал анализ данных по работе дилеров. Дилерский портал помогает отслеживать показатели продаж каждого дилера. На их основе дистрибьютор выстраивает бонусную программу для лучших продавцов, создаёт дополнительную мотивацию и повышает лояльность партнёров.
• Упростил работу с удалёнными дилерами. Дилеры оформляют заказы из любого места без ограничений во времени. Если у вас большая дилерская сеть, дилеры работают в разных часовых поясах. Дилерский портал заменяет круглосуточную телефонную связь: вы принимаете заказы клиентов без операторов, а дилеры оформляют заказы в своё рабочее время.

В целом дилерский портал улучшил сервис для клиентов и оптимизировал взаимодействие компании NOVUS с партнёрами.