Документооборот

Не смотря на то, что сегодня любая компания имеет возможность хранить и оперировать всей документацией в электронном виде (хотя иногда еще встречаются исключения), это совсем не означает идеально и бесперебойно организованный документооборот. Путаница во множестве экземпляров одного и того же документа, пересылаемого по почте от сотрудника к сотруднику, проблема потерянных, непрочитанных писем, отсутствия обратной связи, и прочие, знакомые всем, рабочие моменты. Для устранения подобных ситуаций, существует множество удобных и простых, как все гениальное, инструментов. Начиная от организации единого хранилища всех документов компании, с возможностью редактирования, хранения истории версий, с единственным конечным экземпляром(!) Заканчивая, расширенными настройками доступа к хранилищу. Доступ к документам может быть настроен как по отделам, группам пользователей, так и для отдельных сотрудников. Предусмотрена организация работы с документами независимо от того, где находится сотрудник — с любого компьютера или сматрфона, доступ предоставляется даже при отсутствии выхода в интернет, за счет приложений, синхронизирующих данные и работающих оффлайн.

Работа с документами, является рутинным и довольно кропотливым занятием. С одной стороны, это однотипные действия, и, казалось бы, стоит лишь выработать свою систему, и все будет налажено. Но в документообороте участвует не один человек, и, чаще всего, не два, а целая цепочка людей. Каждая компания периодически сталкивается с одними и теми же проблемами. Например, в процессе согласования документ зависает на одном из этапов. Сложно отследить, на каком именно это произошло, и почему. Нужно потратить немало времени, чтобы отследить данную ситуацию и получить обратную связь. Обычно, обмен документами происходит через электронную почту. Наиболее ответственные сотрудники, сопровождают письмо звонком, для того, чтобы убедиться, что документ попал в поле зрения получателя. Но когда проходят все сроки, отведенные на согласование документа, не получен ни положительный, ни отрицательный результат, отправителю приходится обзванивать всю цепочку утверждающих, чтобы найти ответ.

Знакома и ситуация, когда в компании произошли какие-либо изменения в том или ином документе. Если сотрудник по каким-либо причинам, своевременно, не был об этом оповещен, и отправил устаревший документ, то задача усложняется вдвое. Необходимо уведомить участников документооборота, и запустить весь процесс заново.

Мы учитываем все приведенные ситуации и знаем, как можно значительно упростить работу с документами, систематизировать и превратить в четко отлаженный механизм, который осчастливит многих сотрудников компании, и полностью удовлетворит руководство. Для клиентов, у которых существует потребность в организации документооборота, мы внедряем инструмент в рамках системы корпоративного портала Битрикс24. После тщательного анализа всех процессов документооборота, производимых в компании клиента, мы настраиваем систему индивидуально под потребности заказчика. Внедряемая система позволяет предусмотреть всевозможные схемы работы с документами, и охватить все сферы, участвующие в документообороте.

В основе системы находится хранилище всех документов компании — архив документов. Который возможно синхронизировать с системой CRM. Предварительно необходимо создать соответствующие папки, где должны храниться документы, например, для заявлений сотрудников на отпуск, командировку и пр. Папки для разных отделов компании, и папки сотрудников. Для каждой папки назначаются права доступа — кто может просматривать документы, кто имеет возможность их редактировать. Права настраиваются как по группам, так и по отдельным пользователям. После чего CRM будет фиксировать входящие файлы, помещать их в нужную папку, оповещать сотрудников, предоставлять им доступ. Получается, что помимо устранения проблемных ситуаций, данный механизм значительно облегчает все делопроизводство, совершая многие действия за сотрудников, освобождая их от рутинных операций.

В продолжение описания инструментов, упрощающих работу с документами, Битрикс24 позволяет создавать бизнес-процессы, которые так же автоматизируют действия сотрудников. Например, запуск бизнес-процесса на оплату счета, оформление заявки на выдачу наличных, заявки на отпуск или командировку и пр.

Что же касается процесса согласования документов, то все описанные в начале статьи проблемы, оказываются легко разрешимыми. Изначально, руководители настраивают цепочки согласований, определяют полномочия, присваивают права. Уполномоченным сотрудникам остается только запустить процесс согласования документа, и система сама протолкнет документ по каждому из этапов, соберет все комментарии и корректировки. Инициатору остается только отслеживать стадии согласования, кто уже одобрил документ, а кто еще проверяет. Если же документ был отклонен, то отправитель сразу увидит, кто отклонил, и по комментарию поймет — почему. Существуют разные алгоритмы согласования: двухэтапное утверждение, голосование, утверждение со статусами и т.п. Если процессом согласования предусмотрено редактирование документа на каждом из этапов, то система зафиксирует каждую предыдущую версию. При этом, предусмотрен и вариант, когда допустимо внесение корректировок в документ одновременно несколькими сотрудниками. Все копии и версии документов сохраняются, а главное, что не придется ждать каждого из участников в очередном порядке, это значительно ускорит процесс согласования.

Еще один весомый плюс в том, что документы доступны пользователю, где бы он ни находился, и с любого устройства, достаточно только иметь доступ в интернет. Так же, возможен доступ через оффлайн приложение, в котором пользователь локально работает с документами, синхронизируемыми в дальнейшем с общим диском.

Все описанные инструменты упрощают, систематизируют процесс документооборота компании, устраняет проблемные ситуации, увеличивает скорость принятия управленческих решений, повышает уровень защиты информации. В итоге, клиент получает гибкую систему, настроенную полностью под процессы его компании и увеличенные в несколько раз качество и оперативность работы сотрудников.